Logiciel de comptabilité ou ERP ? La différence et lequel convient à votre activité

La réponse en bref

Un logiciel de comptabilité enregistre et restitue l’argent : le grand livre, les factures, les relevés de compte des clients et des fournisseurs et les chiffres qui servent aux impôts. Un système ERP (progiciel de gestion intégré) fait tout cela et pilote aussi le travail qui produit les écritures : devis, commandes, livraisons, stocks, achats, fabrication, succursales et un fichier clients partagé. Si vous avez seulement besoin d’enregistrer l’argent après coup, un logiciel de comptabilité suffit. Si vous voulez que chaque écriture naisse du travail lui-même, sans rien saisir deux fois, vous cherchez un ERP.

Ce que fait un logiciel de comptabilité

Il tient les livres. Derrière chaque écran se trouve un grand livre : une liste de comptes où chaque opération est écrite deux fois, au débit et au crédit, de sorte que les livres sont toujours équilibrés (voir ce qu’est la partie double). Au-dessus du livre, quatre tâches :

• Grand livre et journal : le plan comptable et chaque écriture.
• Factures : factures de vente et d’achat qui créent des écritures.
• Relevés et états : un relevé de compte pour chaque client ou fournisseur, la balance, le compte de résultat et le bilan.
• Impôts : les totaux nécessaires à une déclaration fiscale, par exemple les ventes et achats avec taxe.

Une petite entreprise avec un carnet de factures et sans stock à suivre peut très bien fonctionner ainsi. La limite apparaît quand les livres doivent suivre le travail : la vente se fait à la caisse, à l’entrepôt et dans le véhicule de livraison, et quelqu’un doit la ressaisir en comptabilité.

Ce qu’ajoute un ERP

Un ERP relie les parties d’une entreprise par un seul jeu d’enregistrements. Exemples simples de ce que cela signifie :

• Un cycle de documents avec validations. Le devis devient commande, la commande livraison, la livraison facture, la facture encaissement. Chaque étape est un document lié au précédent, et une règle peut exiger une validation : par exemple, une remise au-delà d’un seuil passe au responsable avant la confirmation de la commande.
• Succursales, services et plusieurs sociétés. Deux magasins et un entrepôt appartenant au même propriétaire, ou deux sociétés distinctes, chacune avec ses propres livres.
• Des droits d’accès adaptés au poste. Le caissier voit sa succursale, le magasinier le stock mais pas les salaires, le comptable le grand livre, le propriétaire tout. Les systèmes bien conçus permettent de limiter l’accès par rôle, société, succursale et document.
• Entrepôts et stocks. Une livraison diminue le stock et enregistre dans la même étape le coût de ce qui a été vendu ; une réception d’achat l’augmente. La valeur du stock dans les livres correspond à ce qui est sur les étagères (voir comment les mouvements de stock influencent le coût des marchandises vendues).
• Achats et fabrication. De la demande d’achat à la commande fournisseur et à la réception des marchandises, ou des recettes qui transforment les matières en produits finis en reportant le coût.
• Un CRM intégré. Le commercial voit les mêmes clients et documents que la comptabilité : qui doit quoi, ce qui a été proposé, ce qui a été livré.
• Plusieurs devises, des états transversaux et une piste d’audit. Des états qui lisent ensemble ventes, stocks et comptes, et un journal qui montre qui a modifié quoi et quand.

Lequel convient à quelle activité

La taille seule ne décide pas. Ce qui décide, c’est le nombre d’endroits où naît le même fait. Le tableau est un point de départ, pas une règle.

Signes que vous avez dépassé la seule comptabilité

• La même vente est saisie à deux ou trois endroits : un carnet de commandes, un tableur et la comptabilité.
• Le stock sur les étagères et celui des livres divergent à chaque inventaire.
• La clôture du mois prend des jours de rapprochement entre fichiers.
• Plusieurs personnes partagent un même mot de passe, donc personne ne peut dire qui a modifié un chiffre.
• Vous ne savez pas quelle succursale, quel produit ou quel commercial rapporte le bénéfice.
• Des clients contestent leur solde parce que le relevé ne correspond pas aux bons de livraison (voir le relevé de compte client).
• Les validations vivent dans des messages plutôt que dans le document.

Un ou deux de ces signes relèvent d’une croissance normale. Plusieurs à la fois signifient en général que les livres et l’activité vivent séparément.

Dans TexaCore

Cette section décrit le produit. TexaCore propose deux voies : l’édition Desktop gratuite, qui fonctionne sur votre ordinateur, travaille hors ligne et n’a pas de limite de durée (voir l’édition gratuite), et des offres cloud, un abonnement avec essai gratuit. Les modules et limites de chacune figurent sur la page des tarifs. Déplacer une société entre l’édition desktop et le cloud est un transfert de fichier, pas une synchronisation en direct.

Le grand livre est le module de comptabilité. Le côté ERP se compose des ventes et achats (du devis à la facture et de la demande d’achat à la réception, avec des règles de validation), de la gestion des stocks et entrepôts, de la fabrication, du CRM et des succursales et sociétés, qui limite chaque utilisateur aux succursales, entrepôts et comptes de caisse qui lui sont attribués. Deux limites à connaître : les états financiers sont par société, sans état consolidé de plusieurs sociétés ni état par succursale ; et TexaCore ne publie pas d’intégrations certifiées de facturation électronique, de déclaration fiscale ou d’appareils fiscaux pour aucun pays, vérifiez donc ce que votre pays exige avant de choisir un système.

Portée de cet article

Cet article explique des notions générales en termes simples. Les besoins varient selon l’activité et le pays, et les règles fiscales et légales ne sont pas traitées ; vérifiez-les auprès d’un comptable qualifié. Les affirmations sur TexaCore reflètent les pages publiées de ses modules à la date ci-dessus.