Buchhaltungssoftware oder ERP? Der Unterschied und was zu Ihrem Unternehmen passt

Die kurze Antwort

Buchhaltungssoftware erfasst und berichtet Geld: Hauptbuch, Rechnungen, Kontoauszüge für Kunden und Lieferanten und die Zahlen hinter den Steuern. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) tut all das und steuert zusätzlich die Arbeit, aus der die Buchungen entstehen: Angebote, Aufträge, Lieferungen, Lager, Einkauf, Fertigung, Filialen und einen gemeinsamen Kundenstamm. Wenn Sie Geld nur im Nachhinein erfassen müssen, genügt Buchhaltungssoftware. Wenn jede Buchung aus der Arbeit selbst entstehen soll, sodass nichts doppelt eingegeben wird, suchen Sie ein ERP.

Was Buchhaltungssoftware leistet

Sie führt die Bücher. Hinter jedem Bildschirm liegt ein Hauptbuch: eine Kontenliste, in der jeder Vorgang zweimal geschrieben wird, als Soll und als Haben, sodass die Bücher immer ausgeglichen sind (siehe was doppelte Buchführung ist). Auf dem Hauptbuch sitzen vier Aufgaben:

• Hauptbuch und Journal: der Kontenplan und jede Buchung.
• Rechnungen: Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, die Buchungen erzeugen.
• Auszüge und Auswertungen: ein Kontoauszug für jeden Kunden oder Lieferanten sowie Summen- und Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz.
• Steuern: die Summen, die für eine Steuererklärung nötig sind, etwa Umsätze und Einkäufe mit Steuer.

Ein kleiner Betrieb mit einem Rechnungsbuch und ohne Lagerbestand kann damit gut arbeiten. Die Grenze zeigt sich, wenn die Bücher der Arbeit folgen müssen: Der Verkauf passiert an der Kasse, im Lager und im Lieferwagen, und jemand muss ihn in der Buchhaltung noch einmal eintippen.

Was ein ERP hinzufügt

Ein ERP verbindet die Teile eines Unternehmens durch einen gemeinsamen Datenbestand. Einfache Beispiele dafür:

• Ein Belegfluss mit Freigaben. Das Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zur Lieferung, die Lieferung zur Rechnung, die Rechnung zur Zahlung. Jeder Schritt ist ein Beleg, der mit dem vorherigen verknüpft ist, und eine Regel kann eine Freigabe verlangen: Ein Rabatt über einer Grenze geht zum Vorgesetzten, bevor der Auftrag bestätigt wird.
• Filialen, Abteilungen und mehrere Gesellschaften. Zwei Läden und ein Lager eines Inhabers oder zwei getrennte Firmen, jeweils mit den richtigen Büchern.
• Berechtigungen, die zur Aufgabe passen. Die Kassiererin sieht ihre Filiale, der Lagerist den Bestand, aber keine Gehälter, die Buchhalterin das Hauptbuch, der Inhaber alles. Gut gebaute Systeme erlauben es, den Zugriff nach Rolle, Gesellschaft, Filiale und Beleg zu beschränken.
• Lager und Bestand. Eine Lieferung senkt den Bestand und bucht im selben Schritt die Kosten des Verkauften; ein Wareneingang erhöht ihn. Der Lagerwert in den Büchern stimmt mit dem überein, was im Regal liegt (siehe wie Lagerbewegungen die Herstellungskosten der verkauften Waren beeinflussen).
• Einkauf und Fertigung. Von der Bestellanforderung über die Lieferantenbestellung bis zum Wareneingang oder Rezepturen, die Material mit mitgeführten Kosten in Fertigwaren verwandeln.
• Ein integriertes CRM. Der Vertrieb sieht dieselben Kunden und Belege wie die Buchhaltung: wer was schuldet, was angeboten und was geliefert wurde.
• Mehrere Währungen, modulübergreifende Berichte und ein Prüfpfad. Berichte, die Verkauf, Lager und Konten gemeinsam lesen, und ein Protokoll, wer was wann geändert hat.

Was zu welchem Unternehmen passt

Die Größe allein entscheidet nicht. Entscheidend ist, an wie vielen Stellen dieselbe Tatsache entsteht. Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt, keine Regel.

Anzeichen, dass Sie der reinen Buchhaltungssoftware entwachsen sind

• Derselbe Verkauf wird an zwei oder drei Stellen eingetippt: in einem Auftragsbuch, in einer Tabelle und in der Buchhaltung.
• Der Bestand im Regal und der Bestand in den Büchern weichen bei jeder Zählung voneinander ab.
• Der Monatsabschluss kostet Tage des Abgleichs zwischen Dateien.
• Mehrere Personen teilen sich ein Passwort, sodass niemand sagen kann, wer eine Zahl geändert hat.
• Sie können nicht sagen, welche Filiale, welches Produkt oder welcher Vertriebsmitarbeiter den Gewinn bringt.
• Kunden bestreiten ihren Saldo, weil der Auszug nicht zu den Lieferscheinen passt (siehe der Kontoauszug des Kunden).
• Freigaben leben in Chatnachrichten statt im Beleg.

Eines oder zwei dieser Anzeichen sind normales Wachstum. Mehrere zugleich bedeuten meist, dass Bücher und Betrieb getrennt leben.

In TexaCore

Dieser Abschnitt beschreibt das Produkt. TexaCore bietet zwei Wege: die kostenlose Desktop-Edition, die auf Ihrem eigenen Rechner läuft, offline arbeitet und keine zeitliche Begrenzung hat (siehe die kostenlose Edition), und Cloud-Tarife, ein Abonnement mit kostenloser Testphase. Welche Module und Grenzen jeweils enthalten sind, steht auf der Preisseite. Eine Gesellschaft zwischen Desktop-Edition und Cloud zu verschieben, ist eine Dateiübertragung, keine Live-Synchronisation.

Das Hauptbuch ist das Buchhaltungsmodul. Die ERP-Seite besteht aus Verkauf und Einkauf (vom Angebot zur Rechnung und von der Bestellanforderung zum Wareneingang, mit Freigaberegeln), Lager und Bestand, Fertigung, CRM sowie Filialen und Gesellschaften, wo jeder Nutzer auf die ihm zugewiesenen Filialen, Lager und Kassenkonten beschränkt wird. Zwei Grenzen, die man kennen sollte: Die Finanzberichte gelten je Gesellschaft, es gibt keinen konsolidierten Bericht über mehrere Gesellschaften und keinen Bericht je Filiale; und TexaCore veröffentlicht für kein Land zertifizierte Integrationen für E-Rechnung, Steuermeldung oder Fiskalgeräte, prüfen Sie also vor der Wahl eines Systems, was Ihr Land verlangt.

Geltungsbereich dieses Artikels

Dieser Artikel erklärt allgemeine Begriffe in einfachen Worten. Der Bedarf unterscheidet sich je nach Unternehmen und Land, und Steuer- und Rechtsvorschriften sind nicht behandelt; klären Sie sie mit einer qualifizierten Buchhalterin oder einem Steuerberater. Aussagen über TexaCore geben die veröffentlichten Modulseiten zum oben genannten Datum wieder.