Der Kundenkontoauszug: Rechnungen, Zahlungen und Saldo im Blick

Die kurze Antwort

Ein Kundenkontoauszug führt für einen bestimmten Zeitraum die an einen Kunden ausgestellten Rechnungen, die von ihm erhaltenen Zahlungen und Gutschriften sowie den laufenden Saldo auf. Er beantwortet eine einzige Frage: Was schuldet uns dieser Kunde an diesem Stichtag? Eine Rechnung fordert einen Verkauf ein; der Auszug zeigt das Gesamtbild, sodass beide Seiten sehen, was offen ist.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Dies ist der Auszug des Kunden unseres erfundenen Unternehmens. Die Rechnung ist der Verkauf auf Ziel, der Beleg die Teilzahlung aus dem Artikel über die doppelte Buchführung. Die Belegnummern sind erfunden. Die Buchungen dahinter finden Sie im Artikel über die doppelte Buchführung.

Eine Rechnung ist eine Sollbuchung auf dem Kundenkonto, weil sie erhöht, was der Kunde schuldet; eine Zahlung ist eine Habenbuchung, weil sie es vermindert. Der Endsaldo von 1.400 ist dieselbe Zahl wie die Forderungen in der Summen- und Saldenliste. Hat ein Unternehmen viele Kunden, ist das Forderungskonto die Summe aller Kundensalden, und jeder Auszug ist ein Teil dieser Summe.

So nutzen Sie Auszüge

1. Versenden Sie Auszüge nach einem festen Plan, etwa zum Monatsende, und häufiger bei hohen oder überfälligen Salden.
2. Bitten Sie den Kunden, den Saldo zu bestätigen oder Abweichungen bis zu einem bestimmten Datum zu melden.
3. Gleichen Sie Abweichungen Zeile für Zeile ab. Häufige Ursachen sind eine Zahlung unterwegs, eine Rechnung, die der Kunde nicht erhalten hat, eine noch nicht gebuchte Gutschrift oder Uneinigkeit über Menge oder Preis.
4. Korrigieren Sie einen Fehler mit einem passenden Beleg, etwa einer Gutschrift oder einer Stornierung, statt die Historie zu überschreiben.
5. Behalten Sie bei jeder Zahlung die Rechnungsreferenz, damit sie der richtigen Rechnung zugeordnet werden kann.

In TexaCore

Dieser Abschnitt beschreibt das Produkt. Sie können den Auszug eines Kontos, Kunden, Lieferanten oder Fonds über dessen Karte öffnen. Der Auszug lässt sich im Freigabecenter drucken oder als PDF, Excel oder Google Sheets exportieren. Er kann auch als öffentlicher, unveränderlicher Link mit Ablaufdatum geteilt werden, den Sie widerrufen können; wer ihn erhält, kann den Saldo bestätigen oder beanstanden.

Kundendaten und Nachverfolgung liegen im Modul für Kundenbeziehungsmanagement. Siehe Buchhaltung, Kundenbeziehungsmanagement und Verkauf und Einkauf. Weiter: Lager und Wareneinsatz.

Geltungsbereich dieses Artikels

Dieser Artikel erklärt allgemeine Rechnungslegungsgrundsätze mit IFRS-Begriffen und einem erfundenen Unternehmen. Steuerliche und gesetzliche Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land und werden hier nicht behandelt; klären Sie sie mit einer qualifizierten Buchhalterin oder einem qualifizierten Buchhalter.