TexaCore — універсальна ERP-система для власників бізнесу та бухгалтерів, що об’єднує облік, запаси й продажі. Настільна версія безкоштовна назавжди та працює офлайн. Актуальні ціни на хмарні послуги, умови пробного періоду й ліміти наведені в чинному каталозі підписок.
· TexaCore
Коротко
Продажі губляться в проміжках між зверненням, пропозицією, рахунком і касою: клієнтові ніхто не передзвонив, пропозицію передрукували в рахунок з іншою ціною, платіж не дійшов до рахунку, залишок назвали у валюті, якою клієнт не користується. TexaCore пов’язує цей ланцюжок. Потенційний клієнт і його можливість лежать на дошці з відповідальним; пронумерована комерційна пропозиція збирається з кошика можливості; замовлення, відвантаження й рахунок ідуть далі на одному аркуші; прибутковий ордер переводить рахунок у стан «частково оплачений» або «оплачений»; а виписку клієнта можна відкрити в будь-якій валюті й надіслати посиланням, яке клієнт підтверджує або оспорює. Панель супроводу підсвічує можливості без активності та прострочені завдання, але автоматичних нагадувань не надсилає, а пропозиція з кошика можливості має бути в одній валюті.
Де ламається супровід
Від першого повідомлення до грошей ламається одне й те саме:
- Потенційні клієнти живуть у чатах і блокнотах. Немає відповідального, етапу й дати наступного кроку.
- Можливості без активності забуваються. Супровід тримається на чиїйсь пам’яті, і забувають саме того клієнта, який не відповів.
- Пропозицію передруковують. Пропозиція з таблиці стає замовленням, потім рахунком, і дорогою змінюються ціни чи кількості.
- Кілька валют — кілька відповідей. Пропозиція в одній валюті, рахунок в іншій, платіж у третій, тож застосований курс оспорюють, а залишок залежить від того, хто рахує.
- Знижки й кредит погоджують на словах. Знижку затверджує той, хто її дає, а клієнта, який перевищив кредитний ліміт, усе одно обслуговують.
- Платежі не доходять до рахунку. Гроші отримано, а рахунок лишається відкритим, і клієнтові нагадують про борг, який він уже погасив.
- Залишки оспорюють. Виписка — скриншот, що не збігається з накладними.
Чого це коштує бізнесу
Наслідки мають якісний характер; наскільки вони великі, залежить від обсягу ваших продажів і вимірюється лише на ваших власних записах.
- Продажі, що не закриваються. Звернення холонуть, бо ні в кого не було перед очима наступного кроку.
- Пізній збір грошей. Гроші, що вже належать вам, чекають довше, бо рахунок, ордер і виписка не сходяться.
- Маржа тихо йде. Непогоджені знижки й неперевірений кредит зменшують прибуток, не потрапляючи в жоден звіт.
- Суперечки про курси й залишки. Час іде на пояснення цифри замість її узгодження.
- Команда не бачить власного навантаження. Керівник не знає, у кого забагато відкритих справ, а в кого немає жодної.
- Клієнти втрачають довіру, коли різні люди називають їм різні цифри.
Що означає пов’язаний ланцюжок продажів
У пов’язаному ланцюжку п’ять переходів між етапами, і кожен має відбуватися один раз: потенційний клієнт стає можливістю з відповідальним; можливість стає комерційною пропозицією; прийнята пропозиція стає замовленням, відвантаженням і рахунком; рахунок приймає платежі; а виписка клієнта показує все це разом. Коли кожен крок — документ, пов’язаний із попереднім, нічого не передруковується, а цифра змінюється лише в одному місці. Про саму виписку див. статтю «Виписка по рахунку клієнта: як стежити за рахунками й оплатою».
Коли валют кілька, діє важливе правило: кожна сума в іноземній валюті має власний курс. IAS 21 вимагає відображати операцію в іноземній валюті за спотовим курсом на дату операції, а курсові різниці, що виникають під час погашення залишку за іншим курсом, відносити на прибуток або збиток. Виписка, яку можна прочитати у валюті клієнта, у валюті компанії чи в третій, робить той самий залишок зрозумілим для всіх.
Як це вирішує TexaCore
Кожен рядок — опублікована можливість модулів CRM і «Продажі та закупівлі», а за валюти відповідає модуль бухгалтерії. Усе це доступне сьогодні.
| Проблема | Що робить TexaCore | Статус |
|---|---|---|
| Потенційні клієнти живуть у чатах і блокнотах | Картка потенційного клієнта з категорією, етапом взаємин, джерелом і пріоритетом, пов’язана з його можливостями й активністю. Можливості лежать на дошці або в списку з налаштовуваними статусами та відповідальним. | Доступно сьогодні |
| Можливості без активності забуваються | Завдання відповідальним і відділам із пріоритетом, категорією та строком, у списку й календарі; коментар із датою подальшої дії створює пов’язане завдання. Панель супроводу показує непрочитані вхідні оновлення, можливості без активності понад поріг етапу, прострочені завдання та можливості без відповідального. | Доступно сьогодні |
| Пропозицію передруковують | Зберіть у кошику можливості товари, якими зацікавився клієнт, і створіть пов’язану з нею пронумеровану комерційну пропозицію. Чернетки замовлення, доставки та рахунку відкриваються з канбан-дошки з попередньо заповненими даними клієнта, а пропозиція, замовлення й рахунок мають спільну таблицю рядків і смугу етапів. | Доступно сьогодні |
| Знижки й кредит погоджують на словах | Ціна клієнта береться з його власного прайс-листа, потім із прайс-листа його групи, далі з прайс-листа за замовчуванням, а тоді з ціни товару; знижка та кредитний ліміт визначаються в такому самому порядку. Правила погодження можуть вимагати затвердження завжди, понад певну суму чи знижку або коли клієнт перевищує кредитний ліміт. Їх виконання забезпечує сервер, а погоджувач не може погодити власний документ (крім власника). | Доступно сьогодні |
| Товар відвантажують частинами | Створюйте накладну на відвантаження із замовлення окремо від рахунку та доставляйте замовлення частинами. | Доступно сьогодні |
| Кілька валют — кілька відповідей | Компанія має одну базову валюту; документи й проводки можуть бути в інших валютах, а рядок в іноземній валюті не можна зберегти без курсу. Пропозиція з кошика можливості має бути в одній валюті. | Доступно сьогодні |
| Платежі не доходять до рахунку | Отримайте оплату або повний залишок за рахунком-фактурою; підтверджений прибутковий ордер переводить рахунок-фактуру в стан частково оплаченого або оплаченого. | Доступно сьогодні |
| Залишки оспорюють | Відкрийте виписку клієнта в його валюті, у валюті компанії чи в іншій — за курсом кожної операції або за сьогоднішнім. Друк, PDF, Excel або Google Sheets у центрі поширення чи незмінне публічне посилання зі строком дії та можливістю відкликання, яке клієнт може підтвердити або оскаржити. | Доступно сьогодні |
| Надсилання пропозиції та виписки | Підготуйте повідомлення й посилання на пропозицію чи виписку для WhatsApp, Viber, Telegram та електронної пошти в одному вікні. Месенджери лише відкриваються, щоб ви завершили надсилання, тому доставку чи прочитання не підтверджено. | Доступно сьогодні |
Знайте межі. Панель супроводу показує сигнали, які має переглянути ваша команда; дата виконання не створює автоматичного нагадування. Прайс-листи завантажуються імпортом, а редактора прайс-листів у застосунку поки немає. Банківської звірки поки немає.
З чого почати
- Назвіть етапи, через які ваші звернення проходять насправді, і перейменуйте чи додайте статуси на дошці.
- Імпортуйте клієнтів із початковими залишками з Excel чи CSV і задайте базову валюту та курси, якими ви користуєтеся.
- Задайте правила один раз: рівень знижки й кредитний ліміт, вище яких потрібне погодження керівника.
- Протягом тижня ведіть нові звернення на дошці, призначаючи кожному відповідального й датований наступний крок, і щоранку відкривайте панель супроводу.
- Надішліть першу виписку посиланням клієнтові, який часто питає про залишок, і подивіться, чи підтвердить він її, чи оспорить.
Хмарні тарифи починаються з безкоштовного 30-денного пробного періоду, а сторінка цін показує, що входить до кожного тарифу. Що працює на вашому комп’ютері без інтернету, описано на сторінці безкоштовної настільної версії.
Про цю статтю
Опубліковано TexaCore. Стаття пояснює загальні ідеї простими словами; облікова політика, податкові та законодавчі вимоги не розглядаються, тож підтвердьте їх у кваліфікованого бухгалтера. Твердження про TexaCore відповідають опублікованим сторінкам модулів станом на зазначену вище дату, і в кожного рядка таблиці є статус. Використаний зовнішній стандарт указано в розділі «Джерела».
Читайте також
Запитання та відповіді
- Як вести клієнта від першого звернення до оплати в одній системі?
- Запишіть потенційного клієнта та його можливість на дошці, зберіть пронумеровану пропозицію з кошика можливості, відкрийте чернетки замовлення, доставки й рахунку з канбан-дошки, отримайте оплату за рахунком і надішліть клієнтові виписку.
- Чи можна працювати з кількома валютами в одному циклі продажу?
- Компанія має одну базову валюту, документи можуть бути в інших валютах, а для кожного рядка в іноземній валюті потрібен курс. Пропозиція з кошика можливості має бути в одній валюті. Виписки можна читати у валюті клієнта, у валюті компанії чи в іншій.
- Чи нагадує TexaCore автоматично про супровід?
- Ні. Панель супроводу показує можливості без активності, прострочені завдання та можливості без відповідального для перегляду вашою командою, а дата виконання автоматичного нагадування не створює.
- Як клієнт підтверджує залишок?
- Ви створюєте незмінне публічне посилання на виписку зі строком дії та можливістю відкликання, а одержувач може підтвердити баланс або оскаржити його. Друк, PDF, Excel і Google Sheets також доступні в центрі поширення.
- Чи можна обмежити знижки та кредит?
- Так. Правила погодження можуть вимагати затвердження завжди, понад певну суму чи знижку або коли клієнт перевищує кредитний ліміт. Правило забезпечує сервер, а погоджувач не може погодити власний документ, окрім власника.
- Чи оновлює платіж рахунок?
- Так, коли ви отримуєте оплату за рахунком: підтверджений прибутковий ордер переводить його в стан «частково оплачений» або «оплачений». Банківської звірки поки немає.
Джерела
- IAS 21 The Effects of Changes in Foreign Exchange Rates — IFRS Foundation / IASBОперація в іноземній валюті відображається за спотовим курсом на дату операції, а курсові різниці під час розрахунків визнаються в прибутку або збитку.