TexaCore — універсальна ERP-система для власників бізнесу та бухгалтерів, що об’єднує облік, запаси й продажі. Настільна версія безкоштовна назавжди та працює офлайн. Актуальні ціни на хмарні послуги, умови пробного періоду й ліміти наведені в чинному каталозі підписок.
· TexaCore
Коротко
Залишкам можна вірити, лише коли кожен рух записано один раз, у правильній одиниці й у правильному місці. Зазвичай першими ламаються три речі: одиниці (купили коробами, продали штуками, відрізали метрами), індивідуальний облік (який рулон, який серійний номер) і місце (який склад, яка полиця). Модуль «Запаси та склади» TexaCore охоплює склади з комірками на стелажах, картки товарів із рівнями пакування та власними штрихкодами, приймання, відвантаження, переміщення, інвентаризації, списання з погодженням і відстеження серійних номерів та окремих рулонів тканини. Облік партій і термінів придатності належить до модуля для аптек, який незабаром з’явиться, а сорт і партія фарбування на рулоні поки не записуються.
Де вислизає контроль запасів
Облік сировини й готової продукції дає збої в одних і тих самих місцях:
- Одиниця змінюється дорогою. Товар купують коробами чи палетами, видають штуками, ріжуть метрами, і ніхто не перераховує послідовно.
- Ніхто не знає, де він лежить. Кілька складів, філій і авто, переміщення домовляються телефоном, а співробітники пів ранку шукають полицю.
- Рулон або серійний номер перестає бути відстежуваним. Рулон тканини ріжуть, доки ніхто не знає залишок, а гарантійне звернення не прив’язати до продажу.
- Нестача виявляється в цеху. Мінімальний залишок живе в голові комірника, і сировина закінчується посеред замовлення.
- Інвентаризацію «виправляють» правкою чисел. Розбіжність затирають, а не записують, і ніхто не відрізнить помилку перерахунку від втрати.
- Пошкодження зникають. Розбиту коробку тихо прибирають без причини, фото й погодження.
Чого це коштує бізнесу
Наслідки мають якісний характер; наскільки вони великі, залежить від асортименту й обсягів, а точну цифру дадуть лише ваші власні дані.
- Дефіцит і затоварення одночасно. Одних позицій бракує, коли їх чекає клієнт чи виробниче замовлення, інші лежать без руху й заморожують гроші.
- Години йдуть на пошук і перерахунок. Час співробітників витрачається на пошуки товару й повторні інвентаризації.
- Приховані втрати. Нестачі й псування розчиняються в коригуваннях, тому ніхто не дізнається, де вони виникають.
- Хибна собівартість продажів. Якщо хибні кількості, хибна й собівартість, що потрапляє в облік (див. як рух запасів впливає на собівартість продажів).
- Повільні відповіді клієнтам. «Чи є це у вас і де?» вимагає дзвінка.
- Суперечки про гарантію й повернення, бо продану одиницю не можна простежити.
Чотири записи, що тримають запаси в порядку
Якою б програмою ви не користувалися, запаси тримають у порядку чотири записи:
- Базова одиниця й рівні пакування, щоб коробка, палета й штука були одним і тим самим товаром у різних одиницях.
- Місце, від складу до полиці.
- Індивідуальний номер там, де це важливо, наприклад номер рулону чи серійний номер, для товару, який продається або ріжеться по одному.
- Рух на кожну зміну з документом за ним, щоб залишок був сумою рухів, а не числом, яке хтось правив.
З останнього пункту випливає собівартість. IAS 2 допускає ідентифікацію конкретних одиниць, ФІФО чи середньозважену вартість для оцінки запасів за собівартістю й вимагає уцінки до чистої вартості реалізації, якщо вона нижча за собівартість. Нічого з цього не працює, якщо кількості не можна простежити до рухів.
Як це вирішує TexaCore
Кожен рядок таблиці — опублікована можливість модуля «Запаси та склади», керування рулонами або, де це зазначено, модулів виробництва й аптеки.
| Проблема | Що робить TexaCore | Статус |
|---|---|---|
| Одиниця змінюється дорогою | Кожен товар має базову одиницю, рівні пакування, як-от короб чи палета, зі своїми штрихкодами, а також мінімальний і максимальний рівні запасів. Продавати й купувати можна коробами чи палетами, визначеними в картці товару, а поле сканування додає рядки за штрихкодом товару, пакування або рулону. | Доступно сьогодні |
| Ніхто не знає, де він лежить | Склади за типом (головний, філія, магазин, автомобіль тощо), розділені на комірки за рядом, стовпцем і полицею, з картою заповненості. Список запасів показує залишки за матеріалом і складом та позначає позиції, що досягли мінімального рівня або опустилися нижче нього. | Доступно сьогодні |
| Рухи без документів | Приймайте товар за закупівельним рахунком-фактурою, контейнером, переміщенням або поверненням і відвантажуйте за документами продажу; кожна дія виконується як одна транзакція на сервері. Накладну на відвантаження можна створити із замовлення, а замовлення — доставити частинами. | Доступно сьогодні |
| Переміщення телефоном | Документ переміщення з етапами (чернетка, підтверджено, завантаження, відправлено, прийнято), який сервер нумерує за схемою ST-рік-номер під час першого збереження і в якому фіксуються водій, транспорт або перевізник. Етап відправлення наразі працює з рулонами тканини. | Доступно сьогодні |
| Відправлення інших матеріалів між складами | Поширення етапу відправлення в переміщеннях за межі рулонів тканини. | Заплановано |
| Рулон або серійний номер перестає бути відстежуваним | Кожен рулон тканини має власний номер і QR-етикетку, довжина вводиться під час приймання, а після кожного розрізання зберігається залишок; записані також колір, комірка, вартість та історія рухів, а знайти рулон на аркуші продажів можна, ввівши або просканувавши номер. Серійні номери фіксуються під час приймання, і будь-який серійний номер, номер шасі, двигуна чи номерний знак простежується до закупівлі, продажу та гарантії. | Доступно сьогодні |
| Інвентаризацію «виправляють» правкою чисел | Заплануйте інвентаризацію за складом, перегляньте розбіжності й завершіть її одним кроком на сервері, який проводить коригування. Списання пошкодженого товару потребує причини й принаймні одного фото, проходить погодження, проводиться в головній книзі та може бути сторновано. | Доступно сьогодні |
| Сировина в мішках і на палетах | У виробництві підтвердження замовлення планує партії й палети та присвоює кожному мішку серійний номер і унікальний код, з друком етикеток; пошкоджені мішки можна анулювати або замінити. | Доступно сьогодні · проходить польові випробування |
| Партії та терміни придатності ліків | Партії з термінами придатності й видача за принципом «першим іде те, що раніше спливає» входять до модуля для аптек. | Незабаром |
Знайте межі. Мінімальний і максимальний рівні зберігаються й керують позначкою про нестачу, але заявки на закупівлю автоматично вони поки не створюють. На рулоні поки не записуються сорт, партія фарбування та вага, і процесу розрізання зразків немає. Базова ERP сьогодні не фіксує партії й терміни придатності.
З чого почати
- Спершу задайте склади за типом і розділіть основні на комірки за рядом, стовпцем і полицею.
- Створіть картки товарів із базовою одиницею, потім додайте рівні пакування (короб, палета) зі штрихкодами й задайте мінімальні залишки для сировини, яка не має закінчуватися.
- Уведіть початкові залишки за складами. Якщо у вас уже є список, імпортуйте матеріали з цінами, початковими кількостями та складами з Excel чи CSV.
- Перерахуйте один склад і завершіть інвентаризацію, щоб перші розбіжності були записані, а не затерті.
- Переведіть рухи на документи: приймайте за закупівельними документами, відвантажуйте за документами продажу й переміщуйте документом переміщення.
Спробувати можна в безкоштовній настільній версії, яка працює без інтернету на вашому комп’ютері в межах обмежень безкоштовного тарифу, або в 30-денному хмарному пробному періоді. Які модулі входять до кожного тарифу, показано на сторінці цін. Якщо ви продаєте мішками, палетами чи тоннами, подивіться також рішення для будівельних матеріалів.
Про цю статтю
Опубліковано TexaCore. Стаття пояснює загальні ідеї простими словами; облікова політика, податкові та законодавчі вимоги не розглядаються, тож підтвердьте їх у кваліфікованого бухгалтера. Твердження про TexaCore відповідають опублікованим сторінкам модулів станом на зазначену вище дату, і в кожного рядка таблиці є статус. Використаний зовнішній стандарт указано в розділі «Джерела».
Читайте також
Запитання та відповіді
- Як зберігати товар коробами, а продавати штуками?
- Задайте товар один раз із базовою одиницею та рівнями пакування, наприклад короб чи палета, у кожного з яких свій штрихкод. Тоді продавати й купувати можна в будь-якій із цих одиниць, а поле сканування додає рядки за штрихкодом товару, пакування або рулону.
- Чи може TexaCore вести облік кожного рулону тканини?
- Так. Кожен рулон має власний номер і QR-етикетку, його довжина вводиться під час приймання, а після кожного розрізання зберігається залишок. Аркуш рулону показує довжину, статус, комірку, вартість та історію рухів. Сорт, партія фарбування та вага поки не записуються на рулон.
- Чи ведеться облік серійних номерів і гарантії?
- Серійні номери фіксуються під час приймання, і будь-який серійний номер, номер шасі, двигуна чи номерний знак простежується до закупівлі, продажу та гарантії.
- Чи ведеться облік партій і термінів придатності?
- У базовій ERP сьогодні ні. Партії з термінами придатності й видача за принципом «першим іде те, що раніше спливає» належать до модуля для аптек, який незабаром з’явиться. У виробництві мішки й палети отримують серійні номери та коди, а затримані виробничі партії можна випустити або відхилити за контрольним бар’єром якості.
- Що відбувається, коли залишок досягає мінімуму?
- Список запасів позначає позиції, що досягли мінімального рівня або опустилися нижче нього. Заявки на закупівлю автоматично ці рівні поки не створюють.
- Як обробляються інвентаризації та пошкоджений товар?
- Інвентаризація планується за складом, розбіжності перевіряються, і вона завершується одним кроком на сервері, який проводить коригування. Списання потребує причини й принаймні одного фото, проходить погодження, проводиться в головній книзі та може бути сторновано.
Джерела
- IAS 2 Inventories — IFRS Foundation / IASBФормули оцінки запасів (ідентифікація конкретних одиниць, ФІФО, середньозважена вартість) і уцінка до чистої вартості реалізації.