TexaCore — універсальна ERP-система для власників бізнесу та бухгалтерів, що об’єднує облік, запаси й продажі. Настільна версія безкоштовна назавжди та працює офлайн. Актуальні ціни на хмарні послуги, умови пробного періоду й ліміти наведені в чинному каталозі підписок.
· TexaCore
Коротко
Бухгалтерська програма записує гроші та показує їх: головна книга, рахунки, виписки за клієнтами й постачальниками, цифри для податків. Система класу ERP (планування ресурсів підприємства) робить усе це і ще веде роботу, з якої виникають проводки: комерційні пропозиції, замовлення, відвантаження, склад, закупівлі, виробництво, філії та спільну базу клієнтів. Якщо вам потрібно лише записувати гроші постфактум, вистачить бухгалтерської програми. Якщо ви хочете, щоб кожна проводка народжувалася із самої роботи й нічого не вводилося двічі, вам потрібна ERP.
Що робить бухгалтерська програма
Вона веде облік. За кожним екраном стоїть головна книга: перелік рахунків, у якому кожна операція записується двічі, за дебетом і за кредитом, тому баланс завжди сходиться (див. що таке подвійний запис). Над книгою лежать чотири завдання:
- Головна книга й журнал: план рахунків і кожна проводка.
- Рахунки: рахунки продажу й закупівлі, що створюють проводки.
- Звіти й виписки: виписка за кожним клієнтом або постачальником, оборотно-сальдова відомість, звіт про прибутки та збитки, баланс.
- Податки: підсумки, потрібні для податкової декларації, наприклад продажі й закупівлі з податком.
Для невеликої справи з рахунковою книжкою й без складського обліку цього вистачає. Межа настає, коли облік має йти за роботою: продаж відбувається біля каси, на складі й у машині доставки, а потім хтось передруковує його до бухгалтерії.
Що додає ERP
ERP пов’язує частини бізнесу одним набором записів. Прості приклади:
- Ланцюжок документів із погодженням. Комерційна пропозиція стає замовленням, замовлення — відвантаженням, відвантаження — рахунком, рахунок — оплатою. Кожен крок — документ, пов’язаний із попереднім, і правило може вимагати погодження: знижка вище ліміту йде керівникові до підтвердження замовлення.
- Філії, підрозділи й кілька компаній. Два магазини й склад одного власника або дві окремі компанії, у кожної свої книги.
- Права доступу за посадою. Касир бачить свою філію, комірник — залишки, але не зарплати, бухгалтер — книгу, власник — усе. Добрі системи дозволяють обмежувати доступ за роллю, компанією, філією та документом.
- Склади й запаси. Відвантаження зменшує залишок і відразу відносить на витрати собівартість проданого, прихід закупівлі збільшує його. Вартість запасів у книгах збігається з тим, що лежить на полицях (див. як рух запасів впливає на собівартість продажів).
- Закупівлі й виробництво. Від заявки на закупівлю до замовлення постачальнику й приймання товару або рецептури, що перетворюють матеріали на готову продукцію з перенесенням собівартості.
- Вбудована CRM. Менеджер із продажів бачить тих самих клієнтів і документи, що й бухгалтерія: хто скільки винен, що запропонували й що відвантажили.
- Кілька валют, звіти за всіма модулями й журнал дій. Звіти, де продажі, склад і бухгалтерія читаються разом, та журнал: хто що змінив і коли.
Що підходить якому бізнесові
Сам лише розмір нічого не вирішує. Вирішує те, у скількох місцях народжується той самий факт. Таблиця — відправна точка, а не правило.
| Бізнес | Бухгалтерської програми зазвичай досить, коли | ERP варто розглянути, коли |
|---|---|---|
| Невеликий магазин або послуги, одна точка | Ви продаєте послуги або кілька позицій, і вам вистачає інвентаризації раз на місяць. | Ви ведете залишки й ціни за позиціями, користуєтеся штрихкодами або продають кілька людей. |
| Торгова чи імпортна компанія | Рідко: навіть у невеликого торговця є склад і постачальники. | Ви закуповуєте в кількох валютах, ведете товар від замовлення через контейнер до складу й даєте клієнтам відстрочку. |
| Виробництво | Майже ніколи. | Вам потрібні рецептури, списання матеріалів, виробничі замовлення та собівартість готової продукції. |
| Бізнес із кількома філіями чи компаніями | Лише якщо кожна філія веде цілком окремий облік. | Вам потрібні єдиний план рахунків, єдина база клієнтів, залишки за складами й обмеження того, що бачить кожен користувач. |
Ознаки, що ви виросли з самої бухгалтерії
- Один продаж уводять у двох-трьох місцях: у журналі замовлень, у таблиці й у бухгалтерії.
- Залишки на полицях і в обліку розходяться за кожної інвентаризації.
- Закриття місяця забирає дні звірки файлів.
- Кілька людей працюють під одним паролем, і ніхто не може сказати, хто змінив цифру.
- Ви не знаєте, яка філія, товар чи менеджер приносить прибуток.
- Клієнти оскаржують свій залишок, бо виписка не збігається з накладними (див. виписку за рахунком клієнта).
- Погодження живуть у листуванні, а не в документі.
Одна-дві ознаки — нормальне зростання. Кілька одразу зазвичай означають, що облік і робота живуть окремо одне від одного.
У TexaCore
Цей розділ описує продукт. У TexaCore є два шляхи: безкоштовна настільна версія, що працює на вашому комп’ютері без інтернету й без обмеження в часі (див. безкоштовну версію), та хмарні тарифи — передплата з безкоштовним пробним періодом. Які модулі й ліміти входять до кожного варіанта, зазначено на сторінці тарифів. Перенесення компанії між настільною версією й хмарою виконується файлом, а не живою синхронізацією.
Головна книга — це модуль бухгалтерії. Бік ERP складається з продажів і закупівель (від комерційної пропозиції до рахунку й від заявки на закупівлю до приймання товару, з правилами погодження), складів і запасів, виробництва, CRM та філій і компаній, де кожного користувача обмежено призначеними йому філіями, складами й касовими рахунками. Два обмеження, про які варто знати: фінансова звітність ведеться окремо для кожної компанії, зведеного звіту за кількома компаніями й звіту за філіями немає; і TexaCore не публікує сертифікованих інтеграцій електронних рахунків, податкової звітності та фіскальних пристроїв для жодної країни, тож до вибору будь-якої системи з’ясуйте вимоги вашої країни.
Межі статті
Стаття пояснює загальні поняття простою мовою. Потреби залежать від бізнесу й країни, податкові та законодавчі правила не розглядаються; перевірте їх у кваліфікованого бухгалтера. Твердження про TexaCore відображають опубліковані сторінки його модулів на зазначену вище дату.
Запитання та відповіді
- У чому різниця між бухгалтерською програмою та ERP?
- Бухгалтерська програма записує гроші: головна книга, рахунки, виписки й податкові цифри. ERP робить те саме й ще керує операціями, з яких виникають проводки (комерційні пропозиції, замовлення, відвантаження, склад, закупівлі, виробництво та філії), в одному наборі записів.
- Чи потрібна мені ERP, якщо в мене один невеликий магазин?
- Не завжди. Магазин із невеликою кількістю позицій, однією точкою й інвентаризацією раз на місяць може працювати з бухгалтерською програмою. ERP починає окуповуватися, коли склад, кілька працівників або кілька місць спричиняють потрапляння одного продажу до кількох записів.
- ERP — це просто дорожча бухгалтерська програма?
- Ні. Бухгалтерія — один із її модулів. ERP вирізняють пов’язані документи, склад, закупівлі та права доступу навколо головної книги, а не «більша книга».
- Чи можна почати з бухгалтерії й додавати модулі пізніше?
- Часто так. Переконайтеся, що ваші клієнти, позиції й документи лишаються придатними в міру додавання модулів і що ви можете будь-коли вивантажити свої дані.
- Чи замінить ERP бухгалтера?
- Ні. Вона створює узгоджені записи та звіти, але облікова політика, податкова звітність і обов’язкові звіти й надалі потребують кваліфікованого бухгалтера, який знає правила вашої країни.
- TexaCore — це лише бухгалтерія чи повноцінна ERP?
- Є обидва шляхи: безкоштовна настільна версія, що працює без інтернету, та хмарні тарифи. Модуль бухгалтерії покриває головну книгу, а продажі й закупівлі, склад, виробництво, CRM та філії — це модулі ERP. Що входить до кожної версії чи тарифу, показано на сторінці тарифів.