Boekhoudsoftware of ERP? Het verschil en wat bij uw bedrijf past

Het korte antwoord

Boekhoudsoftware legt geld vast en rapporteert erover: het grootboek, facturen, rekeningafschriften van klanten en leveranciers en de cijfers achter de belastingen. Een ERP-systeem (enterprise resource planning) doet dat allemaal en stuurt daarnaast het werk aan waaruit de boekingen ontstaan: offertes, orders, leveringen, voorraad, inkoop, productie, vestigingen en een gedeeld klantenbestand. Als u geld alleen achteraf hoeft vast te leggen, volstaat boekhoudsoftware. Als u wilt dat elke boeking uit het werk zelf voortkomt, zodat niets dubbel wordt ingevoerd, zoekt u een ERP.

Wat boekhoudsoftware doet

Ze houdt de boeken bij. Achter elk scherm zit een grootboek: een lijst rekeningen waarin elke transactie twee keer wordt geschreven, als debet en als credit, zodat de boeken altijd sluitend zijn (zie wat dubbel boekhouden is). Bovenop het grootboek liggen vier taken:

• Grootboek en journaal: het rekeningschema en elke boeking.
• Facturen: verkoop- en inkoopfacturen die boekingen aanmaken.
• Afschriften en overzichten: een rekeningafschrift voor elke klant of leverancier, de proefbalans, de winst-en-verliesrekening en de balans.
• Belasting: de totalen die nodig zijn voor een belastingaangifte, zoals verkopen en inkopen met belasting.

Een klein bedrijf met een factuurboek en zonder voorraad om te volgen kan hier prima mee werken. De grens ligt waar de boeken het werk moeten volgen: de verkoop gebeurt aan de kassa, in het magazijn en in de bezorgwagen, en iemand moet hem opnieuw intikken in de boekhouding.

Wat een ERP toevoegt

Een ERP verbindt de onderdelen van een bedrijf via één set gegevens. Eenvoudige voorbeelden van wat dat betekent:

• Een documentcyclus met goedkeuringen. De offerte wordt een order, de order een levering, de levering een factuur, de factuur een betaling. Elke stap is een document dat aan het vorige is gekoppeld, en een regel kan goedkeuring eisen: een korting boven een limiet gaat naar de manager voordat de order wordt bevestigd.
• Vestigingen, afdelingen en meerdere bedrijven. Twee winkels en een magazijn van één eigenaar, of twee afzonderlijke bedrijven, elk met de juiste boeken.
• Rechten die bij de functie passen. De kassamedewerker ziet de eigen vestiging, de magazijnmedewerker de voorraad maar geen salarissen, de boekhouder het grootboek, de eigenaar alles. Goed gebouwde systemen laten u de toegang beperken per rol, bedrijf, vestiging en document.
• Magazijnen en voorraad. Een levering verlaagt de voorraad en boekt in dezelfde stap de kosten van het verkochte; een inkoopontvangst verhoogt ze. De voorraadwaarde in de boeken komt overeen met wat in de schappen ligt (zie hoe voorraadmutaties de kostprijs van de omzet beïnvloeden).
• Inkoop en productie. Van inkoopaanvraag via leveranciersorder tot goederenontvangst, of recepten die materialen met doorberekende kosten omzetten in eindproducten.
• Een geïntegreerd CRM. De verkoper ziet dezelfde klanten en documenten als de administratie: wie wat verschuldigd is, wat is geoffreerd en wat is geleverd.
• Meerdere valuta, rapporten over modules heen en een auditspoor. Rapporten die verkoop, voorraad en rekeningen samen lezen, en een log van wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Wat bij welk bedrijf past

Grootte alleen beslist het niet. Wat beslist, is op hoeveel plekken hetzelfde feit ontstaat. De tabel is een beginpunt, geen regel.

Signalen dat u alleen boekhoudsoftware bent ontgroeid

• Dezelfde verkoop wordt op twee of drie plekken getypt: een orderboek, een spreadsheet en de boekhouding.
• De voorraad in de schappen en de voorraad in de boeken wijken bij elke telling af.
• Het afsluiten van de maand kost dagen aan het afstemmen van bestanden.
• Meerdere mensen delen één wachtwoord, zodat niemand kan zeggen wie een cijfer heeft gewijzigd.
• U kunt niet zeggen welke vestiging, welk product of welke verkoper de winst oplevert.
• Klanten betwisten hun saldo omdat het afschrift niet overeenkomt met de pakbonnen (zie het rekeningafschrift van de klant).
• Goedkeuringen leven in chatberichten in plaats van in het document.

Een of twee van deze signalen zijn normale groei. Meerdere tegelijk betekenen meestal dat boeken en bedrijfsvoering los van elkaar leven.

In TexaCore

Dit onderdeel beschrijft het product. TexaCore biedt twee wegen: de gratis Desktop-editie, die op uw eigen computer draait, offline werkt en geen tijdslimiet heeft (zie de gratis editie), en cloudabonnementen, een abonnement met gratis proefperiode. Welke modules en limieten elk omvat, staat op de prijzenpagina. Een bedrijf verplaatsen tussen de desktopeditie en de cloud is een bestandsoverdracht, geen live synchronisatie.

Het grootboek is de boekhoudmodule. De ERP-kant bestaat uit verkoop en inkoop (van offerte tot factuur en van inkoopaanvraag tot goederenontvangst, met goedkeuringsregels), voorraad en magazijnen, productie, CRM en vestigingen en bedrijven, waarmee elke gebruiker wordt beperkt tot de vestigingen, magazijnen en kasrekeningen die aan hem of haar zijn toegewezen. Twee beperkingen om te kennen: financiële rapporten gelden per bedrijf, zonder geconsolideerd rapport over meerdere bedrijven en zonder rapport per vestiging; en TexaCore publiceert voor geen enkel land gecertificeerde koppelingen voor e-facturatie, belastingaangifte of fiscale apparaten, dus controleer wat uw land vereist voordat u een systeem kiest.

Reikwijdte van dit artikel

Dit artikel legt algemene begrippen uit in gewone taal. Behoeften verschillen per bedrijf en land, en belasting- en wettelijke regels worden niet behandeld; controleer ze bij een gekwalificeerde boekhouder. Uitspraken over TexaCore geven de gepubliceerde modulepagina’s op bovenstaande datum weer.