Het klantrekeningoverzicht: facturen, betalingen en saldo volgen

Het korte antwoord

Een rekeningoverzicht van een klant toont, voor een bepaalde periode, de aan die klant uitgegeven facturen, de betalingen en creditnota’s die van hem zijn ontvangen en het lopende saldo. Het beantwoordt één vraag: wat is deze klant ons op deze datum verschuldigd? Een factuur vordert één verkoop; het overzicht toont het hele beeld, zodat beide partijen zien wat nog openstaat.

Een uitgewerkt voorbeeld

Dit is het overzicht van de klant van ons verzonnen bedrijf. De factuur is de verkoop op krediet en de kwitantie is de deelbetaling uit het artikel over dubbel boekhouden. De documentnummers zijn verzonnen. Voor de boekingen erachter, lees het artikel over dubbel boekhouden.

Een factuur is een debetboeking op de rekening van de klant, omdat ze verhoogt wat hij verschuldigd is; een betaling is een creditboeking, omdat ze dat verlaagt. Het eindsaldo van 1.400 is hetzelfde cijfer als de debiteuren in de proef- en saldibalans. Heeft een bedrijf veel klanten, dan is de debiteurenrekening het totaal van alle klantsaldi, en is elk overzicht een deel van dat totaal.

Zo gebruik je overzichten

1. Verstuur overzichten volgens een vast schema, bijvoorbeeld aan het einde van de maand, en vaker bij grote of achterstallige saldi.
2. Vraag de klant het saldo te bevestigen of verschillen vóór een bepaalde datum te melden.
3. Stem verschillen regel voor regel af. Veelvoorkomende oorzaken zijn een betaling onderweg, een factuur die de klant niet heeft ontvangen, een creditnota die nog niet is geboekt, of een meningsverschil over hoeveelheid of prijs.
4. Corrigeer een fout met een passend document, zoals een creditnota of een storno, in plaats van de historie te overschrijven.
5. Bewaar bij elke betaling de factuurreferentie, zodat ze aan de juiste factuur kan worden gekoppeld.

In TexaCore

Dit gedeelte beschrijft het product. Je kunt het overzicht van een rekening, klant, leverancier of fonds openen vanuit de bijbehorende kaart. Het overzicht kan worden afgedrukt of geëxporteerd naar PDF, Excel of Google Sheets vanuit het deelcentrum. Het kan ook worden gedeeld als een openbare, vaste link met een vervaldatum die je kunt intrekken; wie hem ontvangt, kan het saldo bevestigen of betwisten.

Klantgegevens en opvolging staan in de module voor klantrelatiebeheer. Zie boekhouding, klantrelatiebeheer en verkoop en inkoop. Volgende: voorraad en kostprijs van de omzet.

Reikwijdte van dit artikel

Dit artikel legt algemene boekhoudprincipes uit met IFRS-termen en een verzonnen bedrijf. Fiscale en wettelijke regels verschillen per land en worden hier niet behandeld; leg ze voor aan een gekwalificeerde boekhouder.