حين لا يكفي برنامج المحاسبة وحده: دفاتر تتبع العمل

الجواب باختصار

يسجّل برنامج المحاسبة وحده المال بعد وقوع الحدث: يكتب شخص في الدفتر ما جرى فعلاً عند الصندوق أو في المستودع أو على سيارة التوصيل. وتكلفة ذلك ليست الكتابة وحدها، بل أن الدفاتر والعمل يتباعدان، فيختلف المخزون في الدفتر عن المخزون على الرفوف ويصير كل إقفال شهري مهمة تسوية. أما النظام الشامل فيجعل القيود تأتي من العمل نفسه: البيع المباشر يصرف المخزون ويرحّل الفاتورة بخطوة واحدة، والشراء يسجّل المخزون والقيد معاً، والجرد يرحّل تسوياته بنفسه. ووحدة المحاسبة في TexaCore هي الدفتر الذي ترحّل إليه المبيعات والمشتريات والمخزون والإنتاج. أما المطابقة البنكية والموازنات من الشاشة وإقفال شهر منفرد فغير متاحة بعد.

أين ينكسر برنامج المحاسبة وحده

يناسب برنامج المحاسبة وحده ما دامت الدفاتر هي السجل الوحيد الذي تحتفظ به. ويبدأ الألم حين تتحرك البضاعة والناس والعملات أسرع مما يستطيع شخص أن يكتب:

• البيعة نفسها تُكتب أكثر من مرة. تُكتب في دفتر الطلبات أو في محادثة، ثم في جدول بيانات، ثم مرة ثالثة في الحسابات.
• المخزون في الدفاتر يخالف المخزون على الرفوف. لا يلتقيان إلا عند الجرد، ولا أحد يعرف أيهما الخاطئ.
• تكلفة المبيعات تقدير آخر الشهر. وما دام لا يقف خلف كل بيعة سجل مخزون، تُحسب التكلفة لاحقاً يدوياً.
• العملات الأجنبية تُحوَّل يدوياً. فواتير بعملة وسندات قبض بعملة أخرى تترك سعر صرف لا يستطيع أحد إعادة احتسابه.
• العملاء يعترضون على أرصدتهم. الكشف لا يطابق سندات التسليم، ويأتي الرد برسالة في محادثة.
• القيود تتغير بعد وقوعها. وبكلمة مرور مشتركة لا جواب عن سؤال من غيّر الرقم، والفترة المقفلة مقفلة بالاتفاق فقط.
• التالف والإتلاف يختفيان. تُعدَّل كمية كرتونة مكسورة بتغيير رقم، بلا سبب ولا صورة ولا موافقة.

ماذا يكلّفك ذلك

الكتابة هي التكلفة الظاهرة. أما التكاليف الأكبر فأقل ظهوراً وأكثر نوعية، وحجمها يتوقف على حجم عملك ولا يُقاس إلا على بياناتك أنت.

• الأرقام تصل متأخرة. قرارات الأسعار والشراء والائتمان تنتظر أن ينتهي المحاسب من التسوية.
• المحاسبون يسوّون بدل أن يحلّلوا. يذهب الوقت في مطابقة الملفات لا في قراءة ما تعنيه الأرقام.
• النزاعات تطول. بلا أثر يصل من المستند إلى القيد يصير كل خلاف مع عميل أو مورد بحثاً.
• الأخطاء تظهر في أسوأ لحظة: عند الجرد أو نهاية السنة أو أمام مفتش.
• يفقد المالك ثقته بالتقارير ويعود إلى سؤال الناس.
• النمو يضاعف الكتابة. فرع ثانٍ أو عملة جديدة يضاعفان الأماكن التي قد تُدخَل فيها الواقعة خطأً.

ما معنى «دفاتر تتبع العمل»

الفكرة بسيطة: ينبغي أن يُنشئ الحدثُ نفسه قيدَه، لا أن يكتبه لاحقاً شخص سمع به. البيعة تنقص المخزون وتنشئ ذمة مدينة، والقبض ينقص الذمة ويزيد النقد، والجرد الذي يجد نقصاً يسجّل الخسارة. وحين تنشئ المستندات القيود يصبح دفتر الأستاذ وقائمة المخزون وكشف حساب العميل ثلاث نوافذ على الأحداث نفسها، فلا تتباعد دون أن يلاحظ أحد. وللصورة الأوسع انظر ما القيد المزدوج؟ وبرنامج محاسبة أم نظام ERP؟.

ويبيّن معياران محاسبيان سبب الأهمية. يقيس المعيار IAS 2 المخزون بالأقل من التكلفة وصافي القيمة القابلة للتحقق، فرقم المخزون الذي لا يمكن تتبعه إلى حركات مشكلة عند إعداد القوائم لا عند الجرد فقط. ويطلب المعيار IAS 21 تسجيل المعاملة بعملة أجنبية بسعر الصرف الفوري في تاريخها، وهذا يسهل تتبعه كثيراً حين يُحفظ السعر مع كل سطر، لا حين يُترك للذاكرة.

كيف يعالجها TexaCore

تمثّل وحدة المحاسبة الدفتر. وتبيّن الصفوف التالية كيف ترحّل الوحدات الأخرى إليه وما الذي يفرضه الدفتر نفسه. وكل ما يرد متاح اليوم.

اعرف ما ليس موجوداً بعد. لا توجد في الوحدة مطابقة بنكية ولا إنشاء موازنات من الشاشة ولا إقفال لشهر منفرد، وتُعرض القوائم المالية الحية على الشاشة دون تصدير. والتقارير المالية لكل شركة على حدة: لا توجد تقارير مجمّعة لعدة شركات ولا تقارير لكل فرع. ولا ينشر TexaCore تكاملات معتمدة للفوترة الإلكترونية أو الإقرار الضريبي أو الأجهزة المالية لأي بلد، فتحقق مما يشترطه بلدك قبل اختيار أي نظام.

كيف تبدأ

1. سجّل أين تولد كل واقعة اليوم: عند الصندوق أو في المستودع أو في البنك أو على الهاتف. وحدّد المسار الذي يُدخَل يدوياً أكثر من غيره، وهو عادة المبيعات مع المخزون.
2. أدخل الأرصدة الافتتاحية. ابدأ دليل الحسابات من قالب قياسي أو موسّع أو استورد شجرتك، واستورد العملاء والموردين بأرصدتهم الافتتاحية من Excel أو CSV.
3. حدّد عملة الأساس وأدخل أسعار الصرف التي تستعملها فعلاً؛ فعملة الأساس تُقفل متى وُجدت قيود.
4. شغّل المسار الجديد بجانب القديم شهراً، ثم قارن المخزون والأرصدة وكشف حساب عميل واحد.
5. اتفق مع محاسبك على التقارير وقواعد الإقفال التي تحتاجها، آخذاً الحدود أعلاه في الحسبان.

يمكنك تجربة الدفتر في نسخة سطح المكتب المجانية التي تعمل على حاسوبك وتواصل العمل دون إنترنت، أو بدء تجربة سحابية مدتها 30 يوماً. والوحدات والحدود لكل خطة في صفحة الأسعار.

عن هذا المقال

نشره TexaCore. يشرح أفكاراً عامة بلغة مبسّطة، ولا يغطي السياسة المحاسبية ولا القواعد الضريبية والنظامية، فتأكد منها مع محاسب مؤهل. وتصف العبارات المتعلقة بـ TexaCore الصفحات المنشورة للوحدة في التاريخ المذكور أعلاه، ولكل صف في الجدول حالته. والمعياران الخارجيان المستعملان مذكوران في قسم المصادر.

اقرأ أيضاً

• برنامج محاسبة أم نظام ERP؟ الفرق بينهما وأيّهما يناسب نشاطك
• من الدفتر إلى أوامر الإنتاج: كيف يعرف المصنع تكلفة الدفعة الحقيقية
• المستودعات والمواد الخام: ضبط الوحدات والمواقع والأرقام التسلسلية والرولونات
• كشف حساب العميل: كيف تتابع الفواتير والتحصيل؟