المستودعات والمواد الخام: ضبط الوحدات والمواقع والأرقام التسلسلية والرولونات

الجواب باختصار

لا يبقى المخزون موثوقاً إلا إذا سُجّلت كل حركة مرة واحدة، بوحدتها الصحيحة وفي مكانها الصحيح. وثلاثة أشياء تنكسر عادة أولاً: الوحدات (كراتين تُشترى وقطع تُباع وأمتار تُقصّ)، والهوية (أي رولون وأي رقم تسلسلي)، والمكان (أي مستودع وأي رف). وتغطي وحدة المخزون في TexaCore مستودعات بمواقع رفوف، وبطاقات مواد بمستويات تعبئة وباركودات خاصة، والاستلام والتسليم والمناقلات والجرد والإتلاف بموافقة، وتتبع الأرقام التسلسلية ورولونات الأقمشة فرادى. أما تتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية فمكانه وحدة الصيدليات القادمة قريباً، ولا تُسجَّل الدرجة ودفعة الصباغة على الرولون بعد.

أين يفلت ضبط المخزون

يختل ضبط المواد الخام والمنتجات التامة في المواضع القليلة نفسها:

• الوحدة تتغير في الطريق. تُشترى البضاعة بالكرتونة أو البالتة، وتُصرف بالقطعة، وتُقصّ بالمتر، ولا أحد يحوّل بين الوحدات بطريقة موحّدة.
• لا أحد يعرف أين هي. مستودعات وفروع وسيارات عدة، ومناقلات يُتَّفق عليها بالهاتف، وموظفون يقضون الصباح في البحث عن رف.
• الرولون أو الرقم التسلسلي يفقد هويته. يُقصّ رولون القماش حتى لا يعرف أحد كم بقي منه، ولا يمكن ربط مطالبة الضمان بالبيعة التي خرجت بها الوحدة.
• النقص يظهر على أرض المصنع. الحد الأدنى في رأس أمين المستودع، فتنفد مادة خام في منتصف أمر.
• الجرد يُسوَّى بتعديل الأرقام. يُكتب فوق الفرق بدل أن يُسجَّل، ولا أحد يميّز خطأ العدّ من الخسارة.
• التالف يختفي. تُزال كرتونة مكسورة بهدوء، بلا سبب ولا صورة ولا موافقة.

ماذا يكلّفك ذلك

هذه آثار نوعية؛ وحجمها يتوقف على تنوّع أصنافك وحجم عملك، وأي رقم مصدره بياناتك أنت.

• نفاد وتكدّس في آن واحد. أصناف ناقصة حين يحتاجها عميل أو أمر إنتاج، وأخرى راكدة تحبس المال.
• ساعات تضيع في البحث وإعادة العدّ. يذهب وقت الموظفين في العثور على البضاعة وتكرار الجرد.
• هدر مخفي. تُمتصّ الخسائر والتلف في التسويات، فلا يتعلم أحد أين تقع.
• تكلفة مبيعات خاطئة. إذا كانت الكميات خاطئة كانت التكلفة الواصلة إلى الحسابات خاطئة أيضاً (انظر كيف تؤثر حركة المخزون في تكلفة المبيعات؟).
• أجوبة بطيئة للعملاء. سؤال «هل عندكم وأين هو؟» يحتاج مكالمة هاتفية.
• خلافات في الضمان والمرتجعات، لأن الوحدة المباعة لا يمكن تتبعها.

أربعة سجلات تُبقي المخزون موثوقاً

أياً كان البرنامج الذي تستعمله، فأربعة سجلات تُبقي المخزون موثوقاً:

• وحدة أساسية ومستويات تعبئتها، فتصبح الكرتونة والبالتة والقطعة المادة نفسها معبَّراً عنها بوحدات مختلفة.
• مكان، من المستودع نزولاً إلى الرف.
• هوية حيث يلزم، كرقم الرولون أو الرقم التسلسلي، للبضاعة التي تُباع أو تُقصّ قطعة قطعة.
• حركة لكل تغيير وخلفها مستند، فتكون الكمية المتوفرة مجموع الحركات لا رقماً عدّله أحد.

والتكلفة تنبع من النقطة الأخيرة. يجيز المعيار IAS 2 تحديد تكلفة كل وحدة على حدة أو الوارد أولاً صادر أولاً أو المتوسط المرجح لإظهار المخزون بالتكلفة، ويوجب تخفيض قيمته حين ينزل صافي القيمة القابلة للتحقق دون التكلفة. ولا يصح شيء من هذا إن تعذر تتبع الكميات إلى حركات.

كيف يعالجها TexaCore

كل صف في الجدول التالي قدرة منشورة في وحدة المخزون أو في إدارة الرولونات أو، حيث يُذكر، في وحدتي التصنيع والصيدليات.

اعرف الحدود. حدّا المخزون الأدنى والأعلى يُحفظان ويُظهران تنبيه النقص، ولا يُنشئان طلبات شراء تلقائية بعد. ولا تُسجَّل على الرولون الدرجة ودفعة الصباغة والوزن بعد، ولا يوجد مسار لقص العيّنات. ولا يسجّل النظام الأساسي الدفعات ولا تواريخ الصلاحية اليوم.

كيف تبدأ

1. عرّف المستودعات أولاً بأنواعها، وقسّم الرئيسية منها إلى صفوف وأعمدة ورفوف.
2. أنشئ بطاقات المواد بالوحدة الأساسية، ثم أضف مستويات التعبئة (كرتونة وبالتة) بباركوداتها وحدّد الحد الأدنى للمواد الخام التي يجب ألا تنفد.
3. أدخل الكميات الافتتاحية لكل مستودع. وإن كانت لديك قائمة فاستورد المواد بأسعارها وكمياتها الافتتاحية ومستودعاتها من Excel أو CSV.
4. عُدّ مستودعاً واحداً وأنهِ الجرد، لتُسجَّل أولى الفروقات بدل أن يُكتب فوقها.
5. انقل الحركات إلى المستندات: استلم مقابل مستندات الشراء، وسلّم مقابل مستندات المبيعات، وانقل بين المستودعات بمستند مناقلة.

يمكنك التجربة في نسخة سطح المكتب المجانية التي تعمل دون إنترنت على حاسوبك ضمن حدود الخطة المجانية، أو في تجربة سحابية مدتها 30 يوماً. وتبيّن صفحة الأسعار الوحدات التي تتضمنها كل خطة. وإن كنت تبيع بالكيس أو البالتة أو الطن فانظر أيضاً حل مواد البناء.

عن هذا المقال

نشره TexaCore. يشرح أفكاراً عامة بلغة مبسّطة، ولا يغطي السياسة المحاسبية ولا القواعد الضريبية والنظامية، فتأكد منها مع محاسب مؤهل. وتصف العبارات المتعلقة بـ TexaCore الصفحات المنشورة للوحدات في التاريخ المذكور أعلاه، ولكل صف في الجدول حالته. والمعيار الخارجي المستعمل مذكور في قسم المصادر.

اقرأ أيضاً

• كيف تؤثر حركة المخزون في تكلفة المبيعات؟
• من الدفتر إلى أوامر الإنتاج: كيف يعرف المصنع تكلفة الدفعة الحقيقية
• المتجر الإلكتروني والأسواق: مصدر واحد للمخزون والأسعار والطلبات