برنامج محاسبة أم نظام ERP؟ الفرق بينهما وأيّهما يناسب نشاطك

الجواب باختصار

يسجّل برنامج المحاسبة المال ويعرضه: دفتر الأستاذ والفواتير وكشوف حسابات العملاء والموردين والأرقام التي تُبنى عليها الضريبة. أما نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) فيفعل ذلك كله ويدير أيضاً العمل الذي يولّد القيود: عروض الأسعار والطلبات والتسليم والمخزون والمشتريات والإنتاج والفروع وملف عملاء مشتركاً. إن كان كل ما تحتاجه تسجيل المال بعد وقوع الحدث فبرنامج المحاسبة يكفي. وإن أردت أن يأتي كل قيد من العمل نفسه فلا يُكتب شيء مرتين، فأنت تبحث عن نظام ERP.

ماذا يفعل برنامج المحاسبة

يمسك الدفاتر. خلف كل شاشة دفتر أستاذ: قائمة حسابات تُكتب فيها كل عملية مرتين، مديناً ودائناً، فتبقى الدفاتر متوازنة (انظر ما القيد المزدوج؟). وفوق الدفتر أربع مهام:

• الدفتر واليومية: شجرة الحسابات وكل قيد.
• الفواتير: فواتير بيع وشراء تولّد القيود.
• الكشوف: كشف حساب لكل عميل أو مورد، وميزان المراجعة وقائمة الدخل والميزانية.
• الضريبة: الإجماليات اللازمة للإقرار الضريبي، كالمبيعات والمشتريات مع الضريبة.

يعمل هذا جيداً لنشاط صغير يكفيه دفتر فواتير ولا مخزون يُتابَع. ويظهر الحد حين يلزم أن تتبع الدفاتر العمل: تتم البيعة عند الصندوق وفي المستودع وعلى سيارة التوصيل، ثم يعيد شخص ما كتابتها في الحسابات.

ماذا يضيف نظام ERP

يربط نظام ERP أجزاء النشاط عبر مجموعة سجلات واحدة. وهذه أمثلة بسيطة على ما يعنيه ذلك:

• دورة مستندات مع موافقات. يتحوّل عرض السعر إلى طلب، والطلب إلى تسليم، والتسليم إلى فاتورة، والفاتورة إلى دفعة. كل خطوة مستند مرتبط بما قبله، وقد تشترط قاعدة الموافقة، كأن يذهب خصم يتجاوز حدّاً معيناً إلى المدير قبل تأكيد الطلب.
• فروع وأقسام وعدة شركات. محلّان ومستودع لمالك واحد، أو شركتان منفصلتان، لكل منهما دفاترها الصحيحة.
• صلاحيات تناسب الوظيفة. يرى أمين الصندوق فرعه، ويرى أمين المستودع المخزون دون الرواتب، ويرى المحاسب الدفتر، ويرى المالك كل شيء. والأنظمة الجيدة تتيح تقييد الوصول بحسب الدور والشركة والفرع والمستند.
• مستودعات ومخزون. التسليم يخفض المخزون ويثبت تكلفة ما بيع في الخطوة نفسها، وإدخال المشتريات يرفعه. فتتفق قيمة المخزون في الدفاتر مع ما على الرفوف (انظر كيف تؤثر حركة المخزون في تكلفة المبيعات؟).
• مشتريات وتصنيع. من طلب الشراء إلى أمر المورد إلى استلام البضاعة، أو وصفات تحوّل المواد إلى سلع تامة مع ترحيل التكلفة.
• نظام CRM متكامل. يرى مندوب المبيعات العملاء والمستندات أنفسها التي يراها قسم الحسابات: من يدين بكم، وما الذي عُرض وما الذي سُلّم.
• عملات متعددة وتقارير عابرة للوحدات وسجل تدقيق. تقارير تقرأ المبيعات والمخزون والحسابات معاً، وسجل يبيّن من غيّر ماذا ومتى.

أيّ الخيارين يناسب أي نشاط

الحجم وحده لا يحسم الأمر. ما يحسمه هو عدد الأماكن التي تولد فيها الواقعة نفسها. والجدول نقطة بداية وليس قاعدة.

علامات تدل على أنك تجاوزت برنامج المحاسبة وحده

• تُكتب البيعة نفسها في مكانين أو ثلاثة: دفتر طلبات وجدول بيانات والحسابات.
• يختلف المخزون على الرفوف عن المخزون في الدفاتر عند كل جرد.
• يستغرق إقفال الشهر أياماً في مطابقة الملفات.
• يشترك عدة أشخاص في كلمة مرور واحدة، فلا يعرف أحد من غيّر رقماً.
• لا تعرف أي فرع أو صنف أو مندوب هو الذي يحقق الربح.
• يعترض العملاء على أرصدتهم لأن الكشف لا يطابق سندات التسليم (انظر كشف حساب العميل).
• تعيش الموافقات في رسائل المحادثة لا في المستند.

واحدة أو اثنتان من هذه العلامات نموّ عادي. أما اجتماع عدة علامات فيعني عادةً أن الدفاتر والعمل يعيشان منفصلين.

في TexaCore

يصف هذا القسم البرنامج. يقدّم TexaCore مسارين: نسخة سطح المكتب المجانية التي تعمل على حاسوبك دون إنترنت وبلا مدة محددة (انظر النسخة المجانية)، وخطط السحابة وهي اشتراك مع تجربة مجانية. أما الوحدات والحدود التي تتضمنها كل منهما فمذكورة في صفحة الأسعار. ونقل الشركة بين نسخة سطح المكتب والسحابة نقل ملف لا مزامنة حية.

دفتر الأستاذ هو وحدة المحاسبة. وجانب ERP يتألف من المبيعات والمشتريات (من عرض السعر إلى الفاتورة ومن طلب الشراء إلى استلام البضاعة مع قواعد موافقة) والمخزون والمستودعات والتصنيع وإدارة العملاء CRM والفروع والشركات التي تقيّد كل مستخدم بالفروع والمستودعات والصناديق المسندة إليه. وحدّان يجدر بك معرفتهما: التقارير المالية لكل شركة على حدة، فلا يوجد تقرير موحّد لعدة شركات ولا تقرير لكل فرع؛ ولا ينشر TexaCore تكاملات معتمدة للفوترة الإلكترونية أو الإقرار الضريبي أو الأجهزة المالية لأي بلد، فتحقق مما يشترطه بلدك قبل اختيار أي نظام.

نطاق هذا المقال

يشرح هذا المقال مفاهيم عامة بلغة مبسّطة. تختلف الاحتياجات بحسب النشاط والبلد، ولا تُغطّى القواعد الضريبية والنظامية، فاستشر محاسباً مؤهلاً. وتعكس العبارات المتعلقة بـ TexaCore صفحات وحداته المنشورة في التاريخ المذكور أعلاه.