De proef- en saldibalans: hoe je hem leest en wat een sluitende balans niet bewijst

Het korte antwoord

De proef- en saldibalans is een lijst van alle grootboekrekeningen met hun debet- of creditsaldo op een bepaalde datum. Als de debetsaldi hetzelfde totaal opleveren als de creditsaldi, sluit het grootboek rekenkundig. Het is een controle op de boekhouding en geen financieel overzicht: de complete set jaarrekeningstukken die IAS 1 beschrijft, bevat hem niet. Het is het gebruikelijke vertrekpunt voor het opstellen van de resultatenrekening en de balans.

Een uitgewerkt voorbeeld

Dit zijn de saldi die de zes gebeurtenissen uit het vorige artikel achterlaten. Lees het artikel over dubbel boekhouden als je de boekingen wilt zien.

Activa en kosten hebben normaal een debetsaldo; schulden, eigen vermogen en opbrengsten normaal een creditsaldo. Beide kolommen geven hetzelfde totaal, dus het grootboek sluit.

Waar je bij het lezen op let

1. Komen de totalen van het debet en het credit overeen? Zo niet, zoek dan eerst het verschil.
2. Staat een saldo aan een onverwachte kant, bijvoorbeeld liquide middelen met een creditsaldo of een debiteur met een creditsaldo? Dat kan een roodstand, een vooruitbetaling of een fout zijn.
3. Wijken bedragen sterk af van de vorige periode of van wat je verwacht?
4. Hebben tijdelijke of doorgangsrekeningen die leeg zouden moeten zijn nog een saldo?

Wat een sluitende proef- en saldibalans niet bewijst

Een sluitend resultaat toont alleen dat het totaal van het debet gelijk is aan het totaal van het credit. Deze fouten laten hem sluitend:

• een transactie die nooit is geboekt;
• een transactie die twee keer is geboekt;
• een bedrag op de verkeerde rekening, bijvoorbeeld reparatiekosten op de huur;
• een verkeerd bedrag aan beide kanten van dezelfde boeking;
• twee fouten die elkaar opheffen;
• een post met een verkeerde verwerking, bijvoorbeeld een installatie die als kosten is geboekt.

Als de totalen wel verschillen, vergelijk het verschil dan met afzonderlijke boekingen. Een verschil gelijk aan één bedrag kan wijzen op een eenzijdige boeking; een verschil gelijk aan tweemaal een bedrag op een bedrag aan de verkeerde kant; een verschil dat deelbaar is door 9 op verwisselde cijfers.

In TexaCore

Dit gedeelte beschrijft het product. Het scherm van de proef- en saldibalans leest de geboekte journaalposten live, met openingssaldi, een datumbereik en een optionele tweede weergavevaluta. De proef- en saldibalans, de resultatenrekening en de balans worden op het scherm getoond; die schermen hebben geen afdruk- of exportactie.

TexaCore weigert een journaalpost te boeken waarvan debet en credit verschillen; de nuttigere controle van zijn proef- en saldibalans is dus die uit de lijst hierboven: onverwachte kanten, bedragen en rekeningen, die een proef- en saldibalans zelf niet kan bevestigen. Zie rapporten en boekhouding. Volgende: resultatenrekening en balans.

Reikwijdte van dit artikel

Dit artikel legt algemene boekhoudprincipes uit met IFRS-termen en een verzonnen bedrijf. Fiscale en wettelijke regels verschillen per land en worden hier niet behandeld; leg ze voor aan een gekwalificeerde boekhouder.