متابعة المبيعات من أول عميل محتمل حتى التحصيل حين تعمل بأكثر من عملة

الجواب باختصار

تضيع المبيعات في الفجوات بين العميل المحتمل وعرض السعر والفاتورة والصندوق: عميل لم يعاود أحد الاتصال به، وعرض سعر أُعيدت كتابته فاتورة بسعر مختلف، ودفعة لا تصل إلى الفاتورة، ورصيد يُذكر بعملة لا يتعامل بها العميل. ويربط TexaCore هذه السلسلة. فالعميل المحتمل وفرصته على لوحة بمسؤول، وعرض السعر المرقّم يُبنى من سلة الفرصة، ثم يتبعه الطلب والتسليم والفاتورة على شيت واحد، وسند القبض ينقل الفاتورة إلى مدفوعة جزئياً أو مدفوعة، ويُفتح كشف حساب العميل بأي عملة ويُرسل رابطاً يؤكده العميل أو يعترض عليه. وتبرز لوحة المتابعة الفرص الصامتة والمهام المتأخرة لكنها لا ترسل تذكيرات آلية، ويجب أن يكون عرض السعر المنشأ من سلة الفرصة بعملة واحدة.

أين تنكسر المتابعة

بين أول رسالة وأول قبض تسوء الأشياء القليلة نفسها:

• العملاء المحتملون يعيشون في المحادثات والدفاتر. لا مسؤول ولا مرحلة ولا موعد للخطوة التالية.
• الفرص الصامتة تُنسى. المتابعة تعتمد على أن يتذكر أحد، والعميل الذي لم يرد هو الذي يُترك.
• عرض السعر يُكتب من جديد. يصير عرض السعر المكتوب في جدول بيانات طلبية ثم فاتورة، وتتغير الأسعار أو الكميات في الطريق.
• عملات عدة وأجوبة عدة. العرض بعملة والفاتورة بأخرى والدفعة بثالثة، فيصير سعر الصرف المستعمل موضع جدل ويتوقف الرصيد على من يحسبه.
• الخصومات والائتمان يُتَّفق عليها شفهياً. من يمنح الخصم هو من يوافق عليه، ويُخدَم عميل تجاوز حد ائتمانه رغم ذلك.
• الدفعات لا تصل إلى الفاتورة. يُقبض المال وتبقى الفاتورة مفتوحة، فيُذكَّر العميل بدين سدّده.
• الأرصدة محل نزاع. الكشف لقطة شاشة لا تطابق سندات التسليم.

ماذا يكلّفك ذلك

هذه آثار نوعية؛ وحجمها يتوقف على حجم مبيعاتك ولا يُقاس إلا على سجلاتك أنت.

• مبيعات لا تُغلق. تبرد الاستفسارات لأن أحداً لم يكن يرى أمامه الخطوة التالية.
• تحصيل متأخر. ينتظر المال المستحق أطول لأن الفاتورة والسند والكشف لا تتفق.
• هامش يضيع بهدوء. خصومات غير معتمدة وائتمان بلا فحص ينقصان الربح دون أن يظهرا في أي تقرير.
• جدل حول أسعار الصرف والأرصدة. يذهب الوقت في تفسير رقم بدل الاتفاق عليه.
• فريق لا يرى عبء عمله. لا يعرف المدير من لديه بنود مفتوحة كثيرة ومن ليس لديه شيء.
• العملاء يفقدون الثقة حين يعطيهم أشخاص مختلفون أرقاماً مختلفة.

ما معنى سلسلة المبيعات المترابطة

للسلسلة المترابطة خمس نقاط انتقال، وينبغي أن تقع كل منها مرة واحدة: العميل المحتمل يصير فرصة بمسؤول؛ والفرصة تصير عرض سعر؛ وعرض السعر المقبول يصير طلبية وتسليماً وفاتورة؛ والفاتورة تستقبل الدفعات؛ وكشف حساب العميل يعرض ذلك كله. وحين تكون كل خطوة مستنداً مرتبطاً بما قبله لا يُكتب شيء مرتين ويتغير الرقم في مكان واحد فقط. وللكشف نفسه انظر كشف حساب العميل: كيف تتابع الفواتير والتحصيل؟.

ومع تعدد العملات تبقى القاعدة الأهم أن يحمل كل مبلغ بعملة أجنبية سعر صرفه. يطلب المعيار IAS 21 تسجيل المعاملة بعملة أجنبية بسعر الصرف الفوري في تاريخها، وأن تُدرج في الربح أو الخسارة فروق الصرف الناشئة حين يُسوّى رصيد بسعر آخر. والكشف الذي يمكن قراءته بعملة العميل أو بعملة الشركة أو بعملة ثالثة يجعل الرصيد نفسه قابلاً للشرح أمام الجميع.

كيف يعالجها TexaCore

كل صف قدرة منشورة في وحدتي إدارة المبيعات والعملاء CRM والمبيعات والمشتريات، مع وحدة المحاسبة للعملات. وكلها متاحة اليوم.

اعرف الحدود. تعرض لوحة المتابعة بنوداً لتراجعها أنت وفريقك، وموعد الاستحقاق لا ينشئ تذكيراً آلياً. وقوائم الأسعار تدخل بالاستيراد، ولا يوجد بعد محرر لقوائم الأسعار داخل التطبيق. ولا توجد مطابقة بنكية بعد.

كيف تبدأ

1. سمِّ المراحل التي تمر بها استفساراتك فعلاً، وعدّل أسماء الحالات على اللوحة أو أضف حالات لتطابقها.
2. استورد العملاء بأرصدتهم الافتتاحية من Excel أو CSV، وحدّد عملة الأساس وأسعار الصرف التي تستعملها.
3. ضع القواعد مرة واحدة: مستوى الخصم وحد الائتمان اللذين تلزم عند تجاوزهما موافقة المدير.
4. شغّل أسبوعاً من الاستفسارات الجديدة على اللوحة، وأعطِ كلاً منها مسؤولاً وخطوة تالية بموعد، واقرأ لوحة المتابعة كل صباح.
5. أرسل أول كشف حساب رابطاً إلى عميل يسأل كثيراً عن رصيده، وانظر هل يؤكده أم يعترض.

تبدأ خطط السحابة بتجربة مجانية مدتها 30 يوماً، وتبيّن صفحة الأسعار ما تتضمنه كل خطة. أما ما يعمل على حاسوبك دون إنترنت فمشروح في صفحة نسخة سطح المكتب المجانية.

عن هذا المقال

نشره TexaCore. يشرح أفكاراً عامة بلغة مبسّطة، ولا يغطي السياسة المحاسبية ولا القواعد الضريبية والنظامية، فتأكد منها مع محاسب مؤهل. وتصف العبارات المتعلقة بـ TexaCore الصفحات المنشورة للوحدات في التاريخ المذكور أعلاه، ولكل صف في الجدول حالته. والمعيار الخارجي المستعمل مذكور في قسم المصادر.

اقرأ أيضاً

• كشف حساب العميل: كيف تتابع الفواتير والتحصيل؟
• ربح الشركة ليس رصيدها النقدي: لماذا؟
• حين لا يكفي برنامج المحاسبة وحده: دفاتر تتبع العمل