TexaCore — универсальная ERP-система для владельцев бизнеса и бухгалтеров, объединяющая учет, запасы и продажи. Настольная версия бесплатна навсегда и работает офлайн. Актуальные цены на облачные услуги, условия пробного периода и лимиты указаны в действующем каталоге подписок.
· TexaCore
Коротко
Остатки заслуживают доверия, только когда каждое движение записано один раз, в правильной единице и в правильном месте. Обычно первыми ломаются три вещи: единицы (купили коробами, продали штуками, отрезали метрами), индивидуальный учёт (какой рулон, какой серийный номер) и место (какой склад, какая полка). Модуль «Запасы и склады» TexaCore охватывает склады с ячейками на стеллажах, карточки товаров с уровнями упаковки и собственными штрихкодами, приёмку, отгрузку, перемещения, инвентаризации, списания с согласованием и отслеживание серийных номеров и отдельных рулонов ткани. Учёт партий и сроков годности относится к модулю для аптек, который скоро появится, а сорт и партия крашения на рулоне пока не записываются.
Где ускользает контроль запасов
Учёт сырья и готовой продукции ломается одними и теми же способами:
- Единица меняется по дороге. Товар покупают коробами или паллетами, выдают штуками, режут метрами, и никто не пересчитывает их единообразно.
- Никто не знает, где что лежит. Несколько складов, филиалов и машин, о перемещениях договариваются по телефону, а сотрудники полдня ищут полку.
- Рулон или серийный номер перестаёт быть отслеживаемым. Рулон ткани режут, пока никто не знает остаток, а гарантийное обращение нельзя привязать к продаже.
- Нехватка обнаруживается в цехе. Минимальный остаток живёт в голове кладовщика, и сырьё заканчивается посреди заказа.
- Инвентаризацию «исправляют» правкой чисел. Расхождение затирают, а не записывают, и никто не отличит ошибку пересчёта от потери.
- Порча исчезает. Разбитый короб тихо убирают без причины, фото и согласования.
Во что это обходится бизнесу
Эффекты качественные; насколько они велики, зависит от ассортимента и объёмов, а конкретную цифру дают только ваши собственные данные.
- Дефицит и затоваривание одновременно. Одних позиций не хватает, когда их ждёт клиент или производственный заказ, другие лежат без движения и замораживают деньги.
- Часы уходят на поиск и пересчёт. Время сотрудников тратится на поиски товара и повторные инвентаризации.
- Скрытые потери. Недостачи и порча растворяются в корректировках, поэтому никто не узнаёт, где они возникают.
- Неверная себестоимость продаж. Если неверны количества, неверна и себестоимость, которая попадает в учёт (см. как движение запасов влияет на себестоимость продаж).
- Медленные ответы клиентам. «Есть ли это у вас и где?» требует звонка.
- Споры о гарантии и возвратах, потому что проданную единицу нельзя проследить.
Четыре записи, которые удерживают запасы в порядке
Какую бы программу вы ни использовали, запасы удерживают в порядке четыре записи:
- Базовая единица и уровни упаковки, чтобы короб, паллета и штука были одним и тем же товаром в разных единицах.
- Место, от склада до полки.
- Индивидуальный номер там, где это важно, например номер рулона или серийный номер, для товара, который продаётся или режется по одному.
- Движение на каждое изменение с документом за ним, чтобы остаток был суммой движений, а не числом, которое кто-то правил.
Из последнего пункта вытекает учёт себестоимости. IAS 2 допускает идентификацию конкретных единиц, ФИФО или средневзвешенную стоимость для оценки запасов по себестоимости и требует списания до чистой возможной цены продажи, если она ниже себестоимости. Ничего из этого не работает, если количества нельзя проследить до движений.
Как это решает TexaCore
Каждая строка таблицы — опубликованная возможность модуля «Запасы и склады», управления рулонами или, где это указано, модулей производства и аптеки.
| Проблема | Что делает TexaCore | Статус |
|---|---|---|
| Единица меняется по дороге | У каждого товара есть базовая единица, уровни упаковки, такие как короб или паллета, со своими штрихкодами, а также минимальный и максимальный уровни запасов. Продавать и покупать можно в коробах или на паллетах, заданных в карточке товара, а поле сканирования добавляет строки по штрихкоду товара, упаковки или рулона. | Доступно сегодня |
| Никто не знает, где что лежит | Склады по типу (основной, филиал, магазин, автомобиль и другие), разделённые на ячейки по ряду, столбцу и полке, с картой заполненности. Список запасов показывает остатки по материалу и складу и отмечает позиции, достигшие минимального уровня или опустившиеся ниже него. | Доступно сегодня |
| Движения без документов | Принимайте товар по закупочному счёту-фактуре, контейнеру, перемещению или возврату и отгружайте по документам продаж; каждая операция выполняется как одна транзакция на сервере. Накладную на отгрузку можно создать из заказа, а заказ — отгрузить частями. | Доступно сегодня |
| Перемещения по телефону | Документ перемещения с этапами (черновик, подтверждено, погрузка, отправлено, принято), который сервер нумерует по схеме ST-год-номер при первом сохранении и в котором фиксируются водитель, транспорт или перевозчик. Отправка сейчас работает с рулонами ткани. | Доступно сегодня |
| Отправка других материалов между складами | Распространение этапа отправки в перемещениях за пределы рулонов ткани. | Планируется |
| Рулон или серийный номер перестаёт быть отслеживаемым | У каждого рулона ткани свой номер и QR-этикетка, длина вводится при приёмке, а после каждой резки сохраняется остаток; записаны также цвет, ячейка, стоимость и история движений, а найти рулон на листе продаж можно, введя или отсканировав номер. Серийные номера фиксируются при приёмке, и любой серийный номер, номер шасси, двигателя или номерной знак прослеживается до закупки, продажи и гарантии. | Доступно сегодня |
| Инвентаризацию «исправляют» правкой чисел | Запланируйте инвентаризацию по складу, проверьте расхождения и завершите её одним шагом на сервере, который проводит корректировки. Списание повреждённого товара требует причины и хотя бы одной фотографии, проходит согласование, проводится в главной книге и может быть сторнировано. | Доступно сегодня |
| Сырьё в мешках и на паллетах | В производстве подтверждение заказа планирует партии и паллеты и присваивает каждому мешку серийный номер и уникальный код, с печатью этикеток; повреждённые мешки можно аннулировать или заменить. | Доступно сегодня · проходит полевую проверку |
| Партии и сроки годности лекарств | Партии со сроками годности и выдача в порядке истечения срока (FEFO) входят в модуль для аптек. | Скоро |
Учитывайте ограничения. Минимальный и максимальный уровни сохраняются и управляют отметкой о нехватке, но заявки на закупку автоматически они пока не создают. Сорт, партия крашения и вес на рулон пока не записываются, и процесса резки образцов нет. Базовая ERP сегодня не фиксирует партии и сроки годности.
С чего начать
- Сначала задайте склады по типу и разделите основные на ячейки по ряду, столбцу и полке.
- Создайте карточки товаров с базовой единицей, затем добавьте уровни упаковки (короб, паллета) со штрихкодами и задайте минимальные остатки для сырья, которое не должно заканчиваться.
- Введите начальные остатки по складам. Если у вас уже есть список, импортируйте материалы с ценами, начальными количествами и складами из Excel или CSV.
- Пересчитайте один склад и завершите инвентаризацию, чтобы первые расхождения были записаны, а не затёрты.
- Переведите движения на документы: принимайте по закупочным документам, отгружайте по документам продаж и перемещайте документом перемещения.
Попробовать можно в бесплатной настольной версии, которая работает без интернета на вашем компьютере в рамках ограничений бесплатного тарифа, либо в 30-дневном облачном пробном периоде. Какие модули входят в каждый тариф, показано на странице цен. Если вы продаёте мешками, паллетами или тоннами, посмотрите также решение для стройматериалов.
Об этой статье
Опубликовано TexaCore. Статья объясняет общие идеи простыми словами; учётная политика, налоговые и нормативные требования не рассматриваются, поэтому подтвердите их у квалифицированного бухгалтера. Утверждения о TexaCore описывают опубликованные страницы модулей на указанную выше дату, и у каждой строки таблицы есть статус. Использованный внешний стандарт указан в разделе «Источники».
Читайте также
Вопросы и ответы
- Как хранить товар коробами, а продавать штуками?
- Задайте товар один раз с базовой единицей и уровнями упаковки, например короб или паллета, у каждого из которых свой штрихкод. Тогда продавать и покупать можно в любой из этих единиц, а поле сканирования добавляет строки по штрихкоду товара, упаковки или рулона.
- Может ли TexaCore вести учёт каждого рулона ткани?
- Да. У каждого рулона свой номер и QR-этикетка, его длина вводится при приёмке, а после каждой резки сохраняется остаток. Лист рулона показывает длину, статус, ячейку, стоимость и историю движений. Сорт, партия крашения и вес на рулон пока не записываются.
- Ведётся ли учёт серийных номеров и гарантии?
- Серийные номера фиксируются при приёмке, и любой серийный номер, номер шасси, двигателя или номерной знак прослеживается до закупки, продажи и гарантии.
- Ведётся ли учёт партий и сроков годности?
- В базовой ERP сегодня нет. Партии со сроками годности и выдача в порядке истечения срока (FEFO) относятся к модулю для аптек, который скоро появится. В производстве мешки и паллеты получают серийные номера и коды, а задержанные производственные партии можно выпустить или отклонить за контрольным барьером качества.
- Что происходит, когда остаток достигает минимума?
- Список запасов отмечает позиции, достигшие минимального уровня или опустившиеся ниже него. Заявки на закупку автоматически эти уровни пока не создают.
- Как обрабатываются инвентаризации и повреждённый товар?
- Инвентаризация планируется по складу, расхождения проверяются, и она завершается одним шагом на сервере, который проводит корректировки. Списание требует причины и хотя бы одной фотографии, проходит согласование, проводится в главной книге и может быть сторнировано.
Источники
- IAS 2 Inventories — IFRS Foundation / IASBФормулы оценки запасов (идентификация конкретных единиц, ФИФО, средневзвешенная стоимость) и списание до чистой возможной цены продажи.