Software de contabilitate sau ERP? Diferența și care se potrivește afacerii tale

Răspunsul pe scurt

Programul de contabilitate înregistrează și raportează banii: registrul general, facturile, extrasele de cont ale clienților și furnizorilor și cifrele din spatele impozitelor. Un sistem ERP (planificarea resurselor întreprinderii) face toate acestea și conduce în plus munca din care apar înregistrările: ofertele, comenzile, livrările, stocul, achizițiile, producția, sucursalele și un dosar comun de clienți. Dacă ai nevoie doar să înregistrezi banii după eveniment, ajunge un program de contabilitate. Dacă vrei ca fiecare înregistrare să vină din munca însăși, astfel încât nimic să nu fie introdus de două ori, cauți un ERP.

Ce face un program de contabilitate

Ține evidența. În spatele fiecărui ecran există un registru general: o listă de conturi în care fiecare tranzacție se scrie de două ori, la debit și la credit, astfel încât evidența se echilibrează mereu (vezi ce este partida dublă). Peste registru se așază patru sarcini:

• Registrul și jurnalul: planul de conturi și fiecare înregistrare.
• Facturile: facturi de vânzare și de achiziție care creează înregistrări.
• Extrasele și rapoartele: extras de cont pentru fiecare client sau furnizor, balanța de verificare, contul de profit și pierdere și bilanțul.
• Impozitele: totalurile necesare pentru declarația fiscală, de exemplu vânzările și achizițiile cu taxa aferentă.

O afacere mică, cu un carnet de facturi și fără stoc de urmărit, poate funcționa bine astfel. Limita apare când evidența trebuie să urmeze munca: vânzarea se face la casă, în depozit și în mașina de livrare, iar cineva o rescrie în contabilitate.

Ce adaugă un ERP

Un ERP leagă părțile unei afaceri printr-un singur set de înregistrări. Exemple simple:

• Un ciclu de documente cu aprobări. Oferta devine comandă, comanda livrare, livrarea factură, factura încasare. Fiecare pas este un document legat de cel dinainte, iar o regulă poate cere aprobare: de exemplu, un discount peste o limită ajunge la manager înainte de confirmarea comenzii.
• Sucursale, departamente și mai multe companii. Două magazine și un depozit ale aceluiași proprietar sau două companii separate, fiecare cu evidența corectă.
• Permisiuni potrivite postului. Casierul vede sucursala lui, gestionarul vede stocul, dar nu salariile, contabilul vede registrul, proprietarul vede totul. Sistemele bune permit limitarea accesului după rol, companie, sucursală și document.
• Depozite și stoc. Livrarea scade stocul și înregistrează în același pas costul a ceea ce s-a vândut; recepția achiziției îl crește. Valoarea stocului din evidență corespunde cu ce se află pe rafturi (vezi cum afectează mișcările de stoc costul bunurilor vândute).
• Achiziții și producție. De la cererea de achiziție la comanda către furnizor și recepția mărfii, sau rețete care transformă materialele în produse finite, cu costul reportat.
• Un CRM integrat. Agentul de vânzări vede aceiași clienți și aceleași documente ca departamentul de contabilitate: cine datorează cât, ce s-a oferit, ce s-a livrat.
• Mai multe valute, rapoarte între module și pistă de audit. Rapoarte care citesc împreună vânzările, stocul și conturile și un jurnal care arată cine a schimbat ce și când.

Care se potrivește cărei afaceri

Mărimea singură nu decide. Decide în câte locuri se naște același fapt. Tabelul este un punct de plecare, nu o regulă.

Semne că ai depășit programul de contabilitate singur

• Aceeași vânzare este introdusă în două sau trei locuri: un registru de comenzi, un tabel și contabilitatea.
• Stocul de pe rafturi și cel din evidență nu se potrivesc la fiecare inventar.
• Închiderea lunii durează zile de reconciliere între fișiere.
• Mai multe persoane folosesc aceeași parolă, așa că nimeni nu poate spune cine a schimbat o cifră.
• Nu poți spune ce sucursală, produs sau agent aduce profitul.
• Clienții contestă soldul pentru că extrasul nu se potrivește cu avizele de livrare (vezi extrasul de cont al clientului).
• Aprobările trăiesc în mesaje, nu în document.

Unul sau două dintre acestea sunt o creștere normală. Mai multe deodată înseamnă de obicei că evidența și activitatea trăiesc separat.

În TexaCore

Această secțiune descrie produsul. TexaCore oferă două căi: ediția gratuită Desktop, care rulează pe propriul calculator, funcționează offline și nu are limită de timp (vezi ediția gratuită), și planurile cloud, un abonament cu probă gratuită. Ce module și limite include fiecare se vede pe pagina de prețuri. Mutarea unei companii între ediția desktop și cloud este un transfer de fișier, nu o sincronizare în direct.

Registrul general este modulul de contabilitate. Partea de ERP este alcătuită din vânzări și achiziții (de la ofertă la factură și de la cererea de achiziție la recepția mărfii, cu reguli de aprobare), stoc și depozite, producție, CRM și sucursale și companii, care limitează fiecare utilizator la sucursalele, depozitele și conturile de casă care i-au fost atribuite. Două limite bune de știut: rapoartele financiare sunt pe companie, fără raport consolidat pe mai multe companii și fără raport pe sucursală; iar TexaCore nu publică integrări certificate de facturare electronică, declarare fiscală sau case de marcat pentru vreo țară, așa că verifică ce cere țara ta înainte de a alege orice sistem.

Domeniul acestui articol

Acest articol explică concepte generale în termeni simpli. Nevoile diferă în funcție de afacere și țară, iar regulile fiscale și legale nu sunt acoperite; verifică-le cu un contabil calificat. Afirmațiile despre TexaCore reflectă paginile publicate ale modulelor la data de mai sus.