TexaCore to uniwersalny system ERP dla właścicieli firm i księgowych, który łączy księgowość, magazyn i sprzedaż. Wersja desktopowa jest darmowa na zawsze i działa offline. Aktualne ceny chmury, warunki okresu próbnego oraz limity znajdziesz w bieżącym katalogu subskrypcji.
· TexaCore
Krótka odpowiedź
Program księgowy rejestruje pieniądze i je raportuje: księga główna, faktury, wyciągi kont klientów i dostawców oraz liczby potrzebne do podatków. System ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) robi to wszystko, a ponadto prowadzi pracę, z której powstają zapisy: oferty, zamówienia, wydania, magazyn, zakupy, produkcję, oddziały i wspólną kartotekę klientów. Jeśli potrzebujesz tylko zapisywać pieniądze po fakcie, wystarczy program księgowy. Jeśli chcesz, by każdy zapis wynikał z samej pracy i by nic nie było wpisywane dwa razy, szukasz systemu ERP.
Co robi program księgowy
Prowadzi księgi. Za każdym ekranem stoi księga główna: lista kont, na której każda operacja jest zapisywana dwa razy, po stronie debetu i kredytu, więc księgi zawsze się bilansują (zob. czym jest księgowanie podwójne). Nad księgą działają cztery zadania:
- Księga główna i dziennik: plan kont i każdy zapis.
- Faktury: faktury sprzedaży i zakupu, które tworzą zapisy.
- Zestawienia i wyciągi: wyciąg konta każdego klienta lub dostawcy, zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat oraz bilans.
- Podatki: sumy potrzebne do deklaracji podatkowej, na przykład sprzedaż i zakupy z podatkiem.
Mała firma z blokiem faktur i bez zapasów do śledzenia może na tym dobrze pracować. Granica pojawia się, gdy księgi muszą nadążać za pracą: sprzedaż odbywa się przy kasie, w magazynie i w samochodzie dostawczym, a ktoś musi ją przepisać do księgowości.
Co dodaje ERP
ERP łączy części firmy jednym zestawem zapisów. Proste przykłady tego, co to znaczy:
- Obieg dokumentów z zatwierdzaniem. Oferta staje się zamówieniem, zamówienie wydaniem, wydanie fakturą, faktura płatnością. Każdy krok to dokument powiązany z poprzednim, a reguła może wymagać zatwierdzenia: na przykład rabat powyżej limitu trafia do kierownika, zanim zamówienie zostanie potwierdzone.
- Oddziały, działy i kilka firm. Dwa sklepy i magazyn jednego właściciela albo dwie osobne firmy, każda z własnymi księgami.
- Uprawnienia dopasowane do stanowiska. Kasjer widzi swój oddział, magazynier stany, ale nie wynagrodzenia, księgowy księgę, właściciel wszystko. Dobre systemy pozwalają ograniczać dostęp według roli, firmy, oddziału i dokumentu.
- Magazyny i zapasy. Wydanie zmniejsza stan i w tym samym kroku księguje koszt sprzedanego towaru; przyjęcie zakupu go zwiększa. Wartość zapasów w księgach zgadza się z tym, co leży na półkach (zob. jak ruchy zapasów wpływają na koszt sprzedanych towarów).
- Zakupy i produkcja. Od zapotrzebowania przez zamówienie u dostawcy do przyjęcia towaru albo receptury zamieniające materiały w wyroby gotowe z przeniesieniem kosztu.
- Zintegrowany CRM. Handlowiec widzi tych samych klientów i dokumenty co księgowość: kto ile jest winien, co zaoferowano, co dostarczono.
- Wiele walut, raporty ponad modułami i ścieżka audytu. Raporty czytające razem sprzedaż, magazyn i konta oraz dziennik pokazujący, kto co zmienił i kiedy.
Co pasuje do jakiej firmy
Sama wielkość nie rozstrzyga. Rozstrzyga to, w ilu miejscach rodzi się ten sam fakt. Tabela jest punktem wyjścia, nie regułą.
| Firma | Program księgowy zwykle wystarcza, gdy | ERP warto rozważyć, gdy |
|---|---|---|
| Mały sklep lub usługi, jedna lokalizacja | Sprzedajesz usługi lub kilka pozycji i wystarcza Ci comiesięczna inwentaryzacja. | Prowadzisz stany i ceny według pozycji, używasz kodów kreskowych albo sprzedaje kilka osób. |
| Handlowiec lub importer | Rzadko: nawet mały handlowiec ma zapasy i dostawców. | Kupujesz w kilku walutach, śledzisz towar od zamówienia przez kontener do magazynu i udzielasz klientom kredytu kupieckiego. |
| Producent | Prawie nigdy. | Potrzebujesz receptur, wydań materiałów, zleceń produkcyjnych i kosztu wyrobów gotowych. |
| Firma z kilkoma oddziałami lub spółkami | Tylko jeśli każdy oddział prowadzi zupełnie osobne księgi. | Potrzebujesz jednego planu kont, jednej kartoteki klientów, stanów według magazynów i ograniczeń tego, co widzi każdy użytkownik. |
Oznaki, że wyrosłeś z samej księgowości
- Ta sama sprzedaż jest wpisywana w dwóch lub trzech miejscach: w książce zamówień, w arkuszu i w księgowości.
- Stan na półkach i stan w księgach rozchodzą się przy każdej inwentaryzacji.
- Zamknięcie miesiąca zajmuje dni uzgadniania plików.
- Kilka osób dzieli jedno hasło, więc nikt nie może powiedzieć, kto zmienił liczbę.
- Nie wiesz, który oddział, produkt czy handlowiec przynosi zysk.
- Klienci kwestionują saldo, bo wyciąg nie zgadza się z dokumentami wydania (zob. wyciąg konta klienta).
- Zatwierdzenia żyją w wiadomościach, a nie w dokumencie.
Jedna lub dwie z tych oznak to normalny rozwój. Kilka naraz zwykle oznacza, że księgi i działalność żyją osobno.
W TexaCore
Ta sekcja opisuje produkt. TexaCore oferuje dwie drogi: bezpłatną edycję Desktop, która działa na Twoim komputerze, pracuje offline i nie ma limitu czasu (zob. edycja bezpłatna), oraz plany chmurowe, czyli subskrypcję z bezpłatnym okresem próbnym. Jakie moduły i limity obejmuje każda z nich, pokazuje strona z cennikiem. Przeniesienie firmy między edycją desktop a chmurą to transfer pliku, a nie synchronizacja na żywo.
Księgą główną jest moduł księgowości. Stronę ERP tworzą sprzedaż i zakupy (od oferty do faktury i od zapotrzebowania do przyjęcia towaru, z regułami zatwierdzania), magazyn i zapasy, produkcja, CRM oraz oddziały i firmy, które ograniczają każdego użytkownika do przypisanych mu oddziałów, magazynów i kas. Dwa ograniczenia warte znajomości: raporty finansowe są prowadzone osobno dla każdej firmy, bez raportu skonsolidowanego dla kilku firm i bez raportu według oddziałów; TexaCore nie publikuje też certyfikowanych integracji z fakturowaniem elektronicznym, rozliczeniami podatkowymi ani urządzeniami fiskalnymi dla żadnego kraju, więc przed wyborem jakiegokolwiek systemu sprawdź, czego wymaga Twój kraj.
Zakres tego artykułu
Artykuł wyjaśnia ogólne pojęcia prostym językiem. Potrzeby różnią się zależnie od firmy i kraju, a przepisy podatkowe i ustawowe nie są omawiane; sprawdź je u wykwalifikowanego księgowego. Stwierdzenia o TexaCore odzwierciedlają opublikowane strony jego modułów w podanym wyżej dniu.
FAQ
- Czym różni się program księgowy od ERP?
- Program księgowy rejestruje pieniądze: księgę główną, faktury, wyciągi i liczby podatkowe. ERP robi to samo, a ponadto zarządza operacjami, z których powstają zapisy (oferty, zamówienia, wydania, magazyn, zakupy, produkcja i oddziały), w jednym zestawie zapisów.
- Czy potrzebuję ERP, jeśli prowadzę jeden mały sklep?
- Nie zawsze. Sklep z niewielką liczbą pozycji, jedną lokalizacją i comiesięczną inwentaryzacją może pracować z programem księgowym. ERP zaczyna się opłacać, gdy zapasy, kilku pracowników lub kilka miejsc sprawiają, że ta sama sprzedaż trafia do więcej niż jednego zapisu.
- Czy ERP to po prostu droższy program księgowy?
- Nie. Księgowość jest jednym z jego modułów. ERP wyróżniają powiązane dokumenty, magazyn, zakupy i uprawnienia wokół księgi głównej, a nie większa księga.
- Czy mogę zacząć od księgowości i dodać moduły później?
- Często tak. Upewnij się, że Twoi klienci, pozycje i dokumenty pozostają użyteczne w miarę dodawania modułów oraz że w każdej chwili możesz wyeksportować dane.
- Czy ERP zastąpi mojego księgowego?
- Nie. Tworzy spójne zapisy i zestawienia, ale polityka rachunkowości, rozliczenia podatkowe i sprawozdania ustawowe nadal wymagają wykwalifikowanego księgowego znającego przepisy Twojego kraju.
- Czy TexaCore oferuje samą księgowość, czy pełny ERP?
- Istnieją obie drogi: bezpłatna edycja Desktop działająca offline oraz plany chmurowe. Moduł księgowości obejmuje księgę główną; sprzedaż i zakupy, magazyn, produkcja, CRM i oddziały to moduły ERP. Co obejmuje każda edycja lub plan, pokazuje strona z cennikiem.