Software di contabilità o ERP? La differenza e quale si adatta alla tua attività

La risposta in breve

Il software di contabilità registra e riporta il denaro: libro mastro, fatture, estratti conto di clienti e fornitori e i numeri alla base delle imposte. Un sistema ERP (pianificazione delle risorse aziendali) fa tutto questo e gestisce anche il lavoro da cui nascono le registrazioni: preventivi, ordini, consegne, magazzino, acquisti, produzione, filiali e un’anagrafica clienti condivisa. Se ti serve solo registrare il denaro a cose fatte, basta un software di contabilità. Se vuoi che ogni registrazione nasca dal lavoro stesso, senza digitare nulla due volte, cerchi un ERP.

Che cosa fa un software di contabilità

Tiene i libri. Dietro ogni schermata c’è un libro mastro: un elenco di conti in cui ogni operazione viene scritta due volte, in dare e in avere, così i libri quadrano sempre (vedi che cos’è la partita doppia). Sopra il libro lavorano quattro funzioni:

• Libro mastro e giornale: il piano dei conti e ogni registrazione.
• Fatture: fatture di vendita e di acquisto che generano registrazioni.
• Estratti e prospetti: estratto conto di ogni cliente o fornitore, bilancio di verifica, conto economico e stato patrimoniale.
• Imposte: i totali necessari per la dichiarazione fiscale, per esempio vendite e acquisti con imposta.

Una piccola attività con un blocco di fatture e senza scorte da seguire può lavorare bene così. Il limite compare quando i libri devono seguire il lavoro: la vendita avviene in cassa, in magazzino e sul mezzo di consegna, e qualcuno deve ribatterla in contabilità.

Che cosa aggiunge un ERP

Un ERP collega le parti di un’azienda attraverso un unico insieme di registrazioni. Esempi semplici di che cosa significa:

• Un ciclo di documenti con approvazioni. Il preventivo diventa ordine, l’ordine consegna, la consegna fattura, la fattura incasso. Ogni passaggio è un documento collegato al precedente, e una regola può richiedere un’approvazione: per esempio, uno sconto oltre un limite va al responsabile prima che l’ordine sia confermato.
• Filiali, reparti e più società. Due negozi e un magazzino dello stesso titolare, o due società separate, ciascuna con i propri libri.
• Permessi adatti al ruolo. Il cassiere vede la propria filiale, il magazziniere le scorte ma non gli stipendi, il contabile il libro, il titolare tutto. I sistemi ben fatti permettono di limitare l’accesso per ruolo, società, filiale e documento.
• Magazzini e scorte. La consegna riduce le scorte e registra nello stesso passaggio il costo di ciò che è stato venduto; il ricevimento di un acquisto le aumenta. Il valore delle scorte nei libri coincide con ciò che sta sugli scaffali (vedi come i movimenti di magazzino influenzano il costo del venduto).
• Acquisti e produzione. Dalla richiesta d’acquisto all’ordine al fornitore al ricevimento merce, oppure ricette che trasformano i materiali in prodotti finiti con il costo riportato.
• Un CRM integrato. Il commerciale vede gli stessi clienti e documenti dell’amministrazione: chi deve cosa, che cosa è stato offerto, che cosa è stato consegnato.
• Più valute, report tra moduli e traccia di audit. Report che leggono insieme vendite, magazzino e conti, e un registro che mostra chi ha cambiato che cosa e quando.

Quale si adatta a quale attività

La sola dimensione non decide. Decide in quanti posti nasce lo stesso fatto. La tabella è un punto di partenza, non una regola.

Segnali che hai superato la sola contabilità

• La stessa vendita viene digitata in due o tre posti: un registro ordini, un foglio di calcolo e la contabilità.
• Le scorte sugli scaffali e quelle nei libri non coincidono a ogni inventario.
• La chiusura del mese richiede giorni di riconciliazione tra file.
• Più persone condividono una sola password, quindi nessuno sa dire chi ha cambiato una cifra.
• Non riesci a dire quale filiale, prodotto o commerciale genera il profitto.
• I clienti contestano il saldo perché l’estratto conto non coincide con i documenti di consegna (vedi l’estratto conto del cliente).
• Le approvazioni vivono nei messaggi invece che nel documento.

Uno o due di questi segnali sono una crescita normale. Più segnali insieme di solito significano che i libri e l’attività vivono separati.

In TexaCore

Questa sezione descrive il prodotto. TexaCore offre due strade: l’edizione Desktop gratuita, che funziona sul tuo computer, lavora offline e non ha limiti di tempo (vedi l’edizione gratuita), e i piani cloud, un abbonamento con prova gratuita. Quali moduli e limiti comprende ciascuna è indicato nella pagina dei prezzi. Spostare una società tra l’edizione desktop e il cloud è un trasferimento di file, non una sincronizzazione in tempo reale.

Il libro mastro è il modulo di contabilità. Il lato ERP è composto da vendite e acquisti (dal preventivo alla fattura e dalla richiesta d’acquisto al ricevimento merce, con regole di approvazione), magazzino e scorte, produzione, CRM e filiali e società, che limita ogni utente alle filiali, ai magazzini e ai conti di cassa a lui assegnati. Due limiti da conoscere: i report finanziari sono per società, senza report consolidato su più società e senza report per filiale; e TexaCore non pubblica integrazioni certificate di fatturazione elettronica, dichiarazioni fiscali o dispositivi fiscali per alcun paese, quindi verifica che cosa richiede il tuo paese prima di scegliere qualsiasi sistema.

Ambito di questo articolo

Questo articolo spiega concetti generali in termini semplici. Le esigenze cambiano secondo l’attività e il paese, e le regole fiscali e normative non sono trattate; verificale con un commercialista qualificato. Le affermazioni su TexaCore riflettono le pagine dei suoi moduli pubblicate alla data indicata sopra.